KIUmfassende Digitalisierung an Hochschulen

Schon 2019 zeigte eine Befragung – durchgeführt vom HIS-Institut für Hochschulentwicklung – dass die Digitalisierung im Bereich Lehren und Lernen an Hochschulen mindestens als „mittel“, sowie als „eher hoch“ oder „sehr hoch“ eingeschätzt wurde. Die Umstellung der Lehre auf vollständig digitale Lernangebote folgte dann der Coronapandemie. Dennoch gibt es Handlungsbedarf: Die klassische Lehre findet nun zwar teilweise digital statt, wurde aber nicht didaktisch transformiert. Probleme mit der Digitalisierung gibt es zudem in der Hochschulverwaltung. Diese arbeitet nach wie vor viel mit Papier. Auch, wenn Campus-Management-Systeme den Studierenden an fast 90 Prozent der Hochschulen den digitalen Zugriff auf ihre Noten erlauben: Der so genannte Student-Life-Cycle von der Immatrikulation bis zur Exmatrikulation oder dem Hochschulwechsel ist längst nicht vollständig digital abgebildet. Besonders mangelt es hier an der Kommunikation zwischen verschiedenen Hochschulen und externen Beteiligten wie Schulen, Krankenkassen und Finanzämtern. Eine weitere Hürde im Onlineprozess stellen Prüfungen, Nachweise und Unterschriften dar. Hier erschweren rechtliche und technische Vorgaben den Prozess – etwa bei der Aufsicht von Prüfungen.

Gute Gründe für digitale Prozesse

Auf dem Weg zum zeitgemäßen „Campus 4.0“ ist eine Digitalisierung in der Breite notwendig, die alle Kernaufgaben der Hochschulen einschließt: Lehre, Verwaltung mit E-Governance, Wissensmanagement sowie Controlling oder Qualitätsmanagement. Auch das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Hochschulen, ihre Verwaltungsprozesse zu digitalisieren, hinzu kommen Vorgaben aus dem Hochschul- und Verwaltungsverfahrensrecht. Auch der Wettbewerbsdruck spielt eine Rolle: Die Studierenden sind mit dem Smartphone aufgewachsen und bequeme digitale Dienste gewöhnt. Vergleichbares erwarten sie dann auch von ihrer Universität, etwa in Form von komfortabler Administration und ansprechender, multimedialer Lehre. Es zeichnet sich bereits ab, dass staatliche Hochschulen Studierende verlieren, während private wachsen. Hochschulen kommen also nicht umhin, ihre Prozesse an den gesetzlichen Anforderungen auszurichten und eine sichere und benutzerfreundliche Infrastruktur zu schaffen.

Künstliche Intelligenz als Chance

Für ein eigenes „Hochschul-E-Government“ werden ein Campus-Management-System und ein Dokumentenmanagementsystem benötigt. Künstliche Intelligenz und Machine Learning – jenseits von LLMs wie ChatGPT und Co. – haben für solche umfassenden Digitalisierungsvorhaben ein großes Potenzial. Mit einer Schnittstelle kann KI in Verwaltungsprozesse integriert werden und so manuelle Arbeiten verringern. Sinnvoll ist dabei eine offene KI-Struktur für die Anbindung verschiedener Modelle. Ein Plus für die Datensicherheit bringt eine Anwendung, die auf dem eigenen Tech-Stack des Anbieters und nicht in der Public Cloud läuft. Damit behält die Hochschule die volle Kontrolle über ihre Daten, die sie auch selbst auswerten kann – etwa bei der Stunden- und Raumplanung, mit einem KI-gestützten Frühwarnsystem für Studienabbrüche oder in Bewerbungsverfahren zum Studium.

Change Management erforderlich

Für die umfangreichen Veränderungen muss aber auch ein Bewusstsein geschaffen werden, da die Innovation eben nicht nur Didaktik oder Curriculae betrifft, sondern auch Administration und Organisation. Die Hochschulleitung muss hinter der Digitalisierung stehen, denn ihr kommt eine moderierende Aufgabe zu – auch bei Konflikten. Die Digitalisierung bedingt eine engere Zusammenarbeit von oft autonomen Instituten und Lehrstühlen ebenso wie zentrale Infrastrukturentscheidungen der Hochschulleitung. Nur so können Insellösungen verhindert und einzelne Digitalisierungsinitiativen sinnvoll gebündelt werden.

Digitalisierung ist eine wichtige Pflichtaufgabe für Hochschulen. Diese ist aber nicht nur mit hohen Aufwänden verbunden, sie bringt unter anderem durch den Einsatz von KI auch umfassende Vorteile für Abläufe in der Verwaltung, Student-Life-Cycle und Lehre. Mit dem richtigen Technologiepartner können sich Hochschulen zukunftsfähig aufstellen und sich Wettbewerbsvorteile verschaffen.