EinkaufTransformation gestalten

Die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Baustein des digitalen Wandels in Deutschland, in die der öffentliche Einkauf auf vielfache Art und Weise involviert ist. Es geht darum, diesen Wandel aktiv mit Weitblick zu gestalten und sich konsequent seinen Herausforderungen zu stellen. Dabei muss sich die Gestaltung des digitalen Wandels an einigen Grundsätzen messen lassen: Mehr Lebensqualität für die Menschen national wie international, echte Perspektiven für Unternehmen, nachhaltiges Wirtschaften sowie ein größtmögliches Maß an Datensicherheit und Schutz der Privatsphäre gehören dazu.
Das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) als größter ziviler Einkäufer des Bundes leistet hierzu einen entscheidenden Beitrag. Es versucht, die Rahmenbedingungen im öffentlichen Einkauf so zu gestalten, dass sich digitale Potenziale optimal entfalten können. Im Ergebnis führt die Digitalisierung des Beschaffungskreislaufs zu Einsparungen bei den Verfahrenskosten, zu mehr Rechtssicherheit und zu erhöhter Transparenz, nicht zuletzt durch eine verbesserte Dokumentation.

e-Vergabe und BET 5.0 digitalisieren öffentlichen Einkauf

Die Digitale Agenda der Bundesregierung bündelt Maßnahmen auf zentralen Handlungsfeldern, um den digitalen Wandel zu begleiten und mitzugestalten. Mit dem Programm Digitale Verwaltung 2020 wurden die Rahmenbedingungen für die Verwaltung der Zukunft geschaffen. Damit sollen die Potenziale der Digitalisierung genutzt und die Handlungsfähigkeit der staatlichen IT gewährleistet werden.
Das Beschaffungsamt des BMI liefert viele zentrale Bausteine für die Digitalisierung der Verwaltung, unter anderem bei der E-Akte und mit dem Projekt E-Beschaffung. Bereits seit April 2016 ist die gesamte unmittelbare Bundesverwaltung an die vom Beschaffungsamt betriebene Plattform e-Vergabe angeschlossen. Hier werden sämtliche bundes- und europaweite Vergabeverfahren elektronisch ausgeschrieben und abgewickelt. Insgesamt über 900 Vergabestellen aus Bund, Ländern und Kommunen setzen online Beschaffungen in Milliardenhöhe um.
Seit Anfang 2019 steht zudem das Bedarfserhebungstool (BET) in der Version 5.0 bereit, um den Prozess der Bedarfsmeldung und Bündelung zu unterstützen. In diesem webbasierten Tool wird der Bedarf von Behörden aus der gesamten Bundesverwaltung gemeldet, in den zentralen Vergabestellen, die das Kaufhaus des Bundes befüllen, gebündelt und für die Ausschreibung strukturiert. Mit BET 5.0 wird der öffentliche Einkauf in Deutschland weiter digitalisiert und optimiert.

Zentrale Instanz ZIB

Das BET ist ursprünglich im Kontext der Arbeit der Zentralstelle IT-Beschaffung (ZIB) zur Beschaffungsbündelung entstanden. Die ZIB ist im Beschaffungsamt seit Anfang 2017 für die Ausschreibung und das Vertragsmanagement von IT-Rahmenvereinbarungen der gesamten unmittelbaren Bundesverwaltung zuständig. Damit wird der in den Behörden bestehende Bedarf zentral gebündelt und ausgeschrieben. Die ZIB ist somit ein wichtiger Teil des Großprojekts IT-Konsolidierung Bund, das unter der Gesamtprojektleitung des BMI steht.
Diese Verschlankung von Arbeitsprozessen ermöglicht eine Fokussierung auf strategische Herangehensweisen. Ihr Engagement macht die ZIB zur zentralen Instanz für die strategische IT-Beschaffung. Der strategischen Herangehensweise gehört im Beschaffungswesen generell die Zukunft. Dabei handelt es sich um eine der anspruchsvollsten Aufgaben, die der öffentliche Dienst derzeit zu bieten hat. Im Beschaffungsamt wird daher nicht nur die Digitalisierung von Vergabeprozessen vorangetrieben, sondern auch daran gearbeitet, dass Anwender wie Beschaffer weniger Arbeit in das Tagesgeschäft investieren müssen und mehr Freiräume für strategische Sichtweisen haben.

Reifegradmodell für strategische Beschaffung

Um den schnellen Aufbau der ZIB und die weitere Professionalisierung von Beschaffungen zielgerichtet zu steuern, wird im Rahmen der strategischen Grundausrichtung auf das Reifegradmodell zurückgegriffen. Das speziell auf die Bedürfnisse des Beschaffungsamts abgestimmte Werkzeug ermöglicht es, Entwicklungen und Veränderungen strukturiert und systematisch zu erfassen und gezielt auf die strategischen Ziele auszurichten. Das Reifegradmodell unterstützt zudem bei der Schaffung eines konzeptuellen Rahmens sowie der Formulierung kohärenter Ziele und ermöglicht gleichzeitig die Kontrolle der Zielerreichung. Mittels dieses Modells steuert die ZIB ihre eigene Transformation, um als serviceorientierter Dienstleister die Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung bei der digitalen Transformation begleiten und ausstatten zu können.
Das Reifegradmodell besteht aus fünf Stufen, denen unterschiedliche Ziele zugeordnet sind, welche die Entwicklung der ZIB beeinflussen. Jede Stufe betrachtet die klassischen fünf Dimensionen: Menschen und Kultur, Organisation und Governance, Prozesse, Stakeholder-Management und IT-Unterstützung. Hinzu kommt eine Dimension für die Kernaufgabe Beschaffung. Diese fünf Stufen bilden die intendierte Entwicklung von einer Ad-hoc Organisation hin zu einer optimierten Organisation ab.
Der Einsatz des Reifegradmodells in der Arbeit der ZIB als Ausrüster für die Digitalisierung des Bundes ist ein markantes Beispiel für eine strategische Beschaffung, wie sie das Beschaffungsamt immer stärker umsetzt. Hochwertige Produkte und Dienstleistungen, effizienter Einkauf, eine seit Jahren hohe Kundenzufriedenheit und die sparsame Verwendung von Steuergeldern sind das Ergebnis.

Genügend Mittel erforderlich

Das Beschaffungsamt wird den öffentlichen Einkauf auch weiterhin aktiv und zielorientiert entwickeln und die digitale Transformation effektiv vorantreiben. Die ZIB und das Beschaffungsamt brauchen dazu genau das, was der gesamte öffentliche Dienst braucht: passende Rahmenbedingungen für ihre Arbeit. Insgesamt benötigt die öffentliche Verwaltung neue Organisationsmodelle und moderne Strukturen, aber auch schlicht und ergreifend genügend finanzielle und personelle Mittel, um ihre Aufgaben zum Wohl der Allgemeinheit nachhaltig und effizient ausüben und den vielfältigen Herausforderungen der Digitalisierung gerecht werden zu können. Soll Deutschland nicht zu den Verlierern dieser vierten industriellen Revolution gehören, müssen alle an einem Strang ziehen.