eWarenhaus BerlinStrategischer Einkauf

Im Jahr 2019 stand für das eWarenhaus Berlin die Digitalisierung der Bestellabrufe im Vordergrund. Heute ist es längst das Mittel der Wahl, um strategische Mehrwerte zu realisieren, nämlich durch die Kombination von Rahmenverträgen und Marktplatznutzung. Ein weiterer Pluspunkt: Der regionale Einzelhandel lässt sich ebenfalls in das eWarenhaus einbinden. Nicht zuletzt gestaltet sich die landesweite Mengenerhebung für anstehende Ausschreibungen einfach und entlastet alle Akteure.
Zu Beginn stand für das eWarenhaus im Land Berlin die Einbindung autorisierter Besteller aller abrufberechtigten Dienststellen, ausgeschriebener Kataloge sowie das Onboarding der zugehörigen Lieferanten im Vordergrund. Heute greifen viele Dienststellen und nahezu alle Berliner Bezirke über das eWarenhaus auf circa 50 Kataloge zu. Möglich wurde dieses Projekt durch die Einbeziehung des externen Einkaufsdienstleisters TEK-Service aus Lörrach.
Üblicherweise berücksichtigen Lieferanten buchhalterische Angaben oder solche zur Mittelbindung bei der Rechnungslegung. Wo dies nicht gegeben ist, kompensiert das Dienstleistungsunternehmen TEK-Service Defizite des jeweiligen Lieferanten. So werden Rechnungen, die beispielsweise die jeweilige Mittelbindung nicht ausweisen, zunächst vom Lieferanten an das TEK-Kontor übermittelt. Hierbei handelt es sich um eine Plattform zur Erzeugung und Formatierung von Abrechnungsdokumenten. Von TEK-Kontor wird die fehlende Mittelbindungsnummer (Festlegungsnummer) aus dem vorangegangenen Bestellprozess im eWarenhaus Berlin gezogen, der Rechnung hinzugefügt und im ZUGFeRD-Format an den Rechnungsempfänger zur weiteren Verarbeitung übermittelt.

Alles aus einer Hand

Das Landesverwaltungsamt Berlin schreibt periodisch Rahmenverträge aus. Die aus der Vergabe resultierenden Kataloge finden sich im eWarenhaus Berlin. Werden Besteller in den ausgeschriebenen Rahmenverträgen nicht fündig, können sie bis zu einer Wertgrenze von 1.000 Euro auf den im eWarenhaus integrierten Marktplatz Mercateo von Unite zugreifen. Der Marktplatz ermöglicht die Auswahl aus mehreren Angeboten. Die Vergabe erfolgt über einen Direktauftrag. Damit werden die vergaberechtlichen Anforderungen erfüllt. Die Marktplatzbestellung wird zunächst an das eWarenhaus Berlin weitergeleitet. Dort werden die Daten erfasst, geprüft und mit einer Festlegungsnummer (Mittelbindung im Haushalts- und Kassensystem) versehen. Danach wird der Auftrag automatisch zur Abwicklung an den Marktplatz weitergeleitet.
Die Bestellungen aus Direktaufträgen des Marktplatzes werden im eWarenhaus Berlin statistisch erfasst. Dadurch lassen sie sich zukünftig zu elektronischen Leistungsverzeichnissen aufbereiten. Die dezentrale Ressourcenverwaltung sowie Einzel- und Spontankäufe führten lange Zeit zu Intransparenz auf unterschiedlichsten Marktplätzen. Nach gezielter Ausschreibung und Vergabe dieser Produkte können Bündelungseffekte für Orientierung sorgen. Das Modell stößt auf reges Interesse – erfüllt es doch den Anspruch jener Verwaltungen, die gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) das Angebot von Marktplätzen außerhalb der EU ablehnen. „Die Lösung hat sich bewährt, sie ist ertüchtigt und erfreut sich steigender Beliebtheit“, berichtet Achim Florin, Projekt-Manager von der Polizei Berlin.

Regionalität

Spätestens seit Corona stehen die Aspekte Nachhaltigkeit und Regionalität im Fokus. „Im Sinne einer ganzheitlichen Einkaufsstrategie haben wir uns daher für die systematische Einbindung örtlicher Buchhändler entschieden,“ erläutert Achim Florin. Die erforderlichen Literaturstammdaten sind seit März 2023 im eWarenhaus des Landes Berlin verfügbar. Die Bestellweiterleitung erfolgt systemgetrieben an den spezifischen regionalen Buchhandel. Die landesweite Steuerung übernimmt die Einkaufsadministration des eWarenhauses. Der Vorteil: Alle Bestellungen erfolgen zentral und sind im Statistikbereich dokumentiert. Sie lassen sich leicht steuern. Mindestanforderung an den Buchhandel: Internet und E-Mail – mehr braucht es nicht, damit alles reibungslos funktioniert.
Verschiedene Studien prognostizieren: Bis zum Jahr 2030 könnten im öffentlichen Sektor mehr als eine Million Fachkräfte fehlen. Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen ist das Mittel der Wahl, um den Aufwand für Mitarbeiter zu reduzieren. Allein die Erhebung beziehungsweise die landesweite Bündelung von Bedarfen gestaltet sich in Berlin zeitaufwendig und komplex. „Lange Vorlaufzeiten, aufwendiges Sammeln, Editieren, Auswerten von Daten machten in der Vergangenheit jede Ausschreibung zu einer Mammutaufgabe. Unser eWarenhaus avanciert erneut zu einer echten Unterstützung“, sagt Achim Florin. Seit Frühjahr 2023 befindet sich daher der erste Katalog im eWarenhaus Berlin, der temporär bestimmten Bestellern zur Bedarfserfassung zur Verfügung steht. Die Bedarfe werden erfasst, automatisch kumuliert und der ausschreibenden Stelle zu einem bestimmten Zeitpunkt als belastbares Leistungsverzeichnis zur Verfügung gestellt. „Die Arbeitserleichterung für unsere Mitarbeiter haben wir bei allen strategischen Entscheidungen fest im Blick“, resümiert Achim Florin.