FinanzwesenSpielregeln festlegen

Bereits seit dem 18. April dieses Jahres müssen öffentliche Auftraggeber nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU elektronische Rechnungen im XML-Format, zum Beispiel im Format XRechnung, empfangen und verarbeiten können. Dazu sind viele in der Lage und haben sich entsprechend vorbereitet. Häufig wurden Workflow-Lösungen als Ergänzung zum Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) implementiert, mit denen sich Rechnungen aus unterschiedlichen Kanälen und in verschiedenen Formaten wie PDF, XRechnung oder ZUGFeRD automatisiert annehmen und verarbeiten lassen.
Doch obwohl planvoll vorgegangen und die technische Infrastruktur rechtzeitig eingerichtet wurde, müssen die Verantwortlichen nun oft feststellen, dass die neuen Systeme arbeitslos sind. Lieferanten versenden schlichtweg fast keine Rechnungen im XRechnungsformat – und das, obwohl auch Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Auftraggeber des Bundes sowie des Landes Bremen verpflichtet sind, ihre Rechnungen ab dem 27. November elektronisch, also im XML-Format, einzureichen. Wie kann ein öffentlicher Auftraggeber seine Lieferanten motivieren und darin unterstützen, sich an die gewünschte Umsetzung zu begeben?

PDF-Datei noch das gängigste Format

Ein entscheidender Baustein sind gemeinsame Spielregeln für Versand und Annahme des Rechnungsformats. Wenn diese klar kommuniziert sind und mit geringem Aufwand umgesetzt werden können, ziehen beide Seiten Nutzen daraus. Für die Privatwirtschaft dürfte eine Umsetzung ohnehin kein wirkliches Problem darstellen. Denn dort ist der Austausch digitaler Rechnungen grundsätzlich üblich – wenn auch in anderen Formaten. Das gängigste Format für eine E-Rechnung ist derzeit noch die per E-Mail versendete PDF-Datei. Das bestätigte auch eine Kundenumfrage des Unternehmens xSuite Group aus dem vergangenen Jahr: Nur vier Prozent der Befragten gaben an, keinerlei Rechnungen im PDF-Format anzunehmen; bei 68 Prozent der Befragten liegt der Anteil jedoch bei 10 bis 50 Prozent. Das Format ist demnach zwar nicht vorherrschend, aber doch weit verbreitet.

Portale erzeugen XRechnungen

Über die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung als solche – gesparte Papier- und Portokosten, schnellerer Versand und damit potenziell schnellere Bezahlung – müssen Lieferanten aus der Privatwirtschaft somit wohl nicht mehr aufgeklärt werden. Die Hürde bei der Einführung von XRechnung liegt vielmehr darin, dass es sich dabei um ein rein maschinenlesbares Format handelt. Eine XRechnung lässt sich nicht wie eine Papierrechnung mit gängiger Textverarbeitung erstellen, es wird dafür eine Software benötigt. Aus diesem Grund haben der Bund und mehrere Länder Portale entwickelt, über die insbesondere kleinere Lieferanten auch ohne die erforderliche IT-Infrastruktur XRechnungen erzeugen und einreichen können, indem sie die Daten per Hand eingeben.

Größtes Optimierungspotenzial

Für mittlere und größere Lieferanten, die regelmäßig Rechnungen an einen öffentlichen Auftraggeber stellen, ist die aufwendige manuelle Dateneingabe per Web-Portal allerdings nicht zufriedenstellend. Um den Prozess zu automatisieren, gibt es Lösungen, die zum Beispiel als Add-on in den Anwendungen des Software-Anbieters SAP installiert werden können, um so automatisch XRechnungen zu erzeugen. Öffentliche Auftraggeber sollten deshalb Lieferanten, von denen sie regelmäßig Rechnungen erhalten, schon vor der Einführung eines solchen Systems mit den neuen Gegebenheiten vertraut machen und sie bei der Umstellung unterstützen. Darin schlummert zugleich das größte Optimierungspotenzial auch für den Rechnungsempfänger.
Die Devise heißt also, aktiv auf die Geschäftspartner zuzugehen und gemeinsame Spielregeln für den Ablauf zu vereinbaren. Beide Seiten gelangen so am schnellsten zu einer hilfreichen Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse. Damit die Umsetzung gelingen kann, sollte der Auftraggeber schon im Vorfeld die typischen Kernfragen beantworten. Zunächst geht es dabei um die möglichen Übertragungswege und die Rechnungsdatei.

Übermittlungsweg per E-Mail

Wird der Übermittlungsweg per E-Mail gewählt, sollten folgende Fragen geklärt werden: Wie lautet die E-Mail-Adresse, an welche die XRechnungen versendet werden müssen? Ist es dieselbe Adresse wie für PDF-Rechnungen? Wie wird mit Anlagen wie rechnungsbegründenden Unterlagen umgegangen? Sollen diese in die XML-Datei eingebettet sein oder reicht ein zusätzlicher E-Mail-Anhang aus? Dürfen mehrere Rechnungen an eine E-Mail angehängt werden oder soll jede Rechnung separat versendet werden? Gibt es eine Namenskonvention für die Anlagen? Empfehlenswert ist, den Bestandteil „Rechnung“ immer im Dateinamen der Rechnung vorkommen zu lassen sowie „Anlage“ im Dateinamen der Anlage.
Wenn die Rechnung über ein Portal eingereicht werden soll, stehen andere Fragen im Fokus: Wird bei Nutzung des Portals auch eine Upload-Möglichkeit für bereits erzeugte XRechnungen angeboten? Wird zur Feinadressierung eine Leitweg-ID verwendet und wie lautet diese? Welche Felder sollen belegt werden?

Individuelle Anforderungen erfüllen

Mit Blick auf die Rechnungsdatei wird der Lieferant wissen wollen, ob die XRechnung das bevorzugte Format ist, oder ob eventuell andere Formate wie ZUGFeRD gewünscht sind. Es ist außerdem zu klären, welche Versionen unterstützt werden. Die neueste ZUGFeRD-Version wurde zuletzt im Juli 2020 veröffentlicht — für die XRechnung gibt es aktuell alle sechs Monate neue Updates. Der Lieferant sollte zudem wissen, welche besonderen Angaben er in welchem Feld machen muss. Eine XRechnung hat rund 200 solcher Felder. Für viele davon sind die Inhalte definiert, einige sind aber auch als Freitextfelder angelegt. Deren Inhalte sollten beide Seiten miteinander abstimmen. Ein konkretes Beispiel: Soll die Information „Leistungszeitraum“ in das Feld „Bemerkung zur Rechnung“?
Die Liste ließe sich fortsetzen – letztlich hat jede Geschäftsbeziehung ihre eigenen Regeln und es sind individuelle Anforderungen zu erfüllen. Je genauer die Spielregeln definiert sind, desto eher werden die Lieferanten mit der Erstellung und Übermittlung von XRechnungen hinterherkommen. Und die eigens angeschafften Systeme zu deren Annahme und Weiterverarbeitung haben endlich etwas zu tun.