MACHSelfservice im Rechnungs-Workflow

Seit mehr als einem Jahr arbeitet die Fachhochschule Dortmund produktiv mit dem Selfservice MACH meineRechnung. Dies nimmt das Softwarehaus zum Anlass, um die Erfahrungen mit der Lösung im Rahmen eines Anwenderberichts vorzustellen. Die von MACH entwickelten Selfservices für die öffentliche Verwaltung sollen allen Mitarbeiter einer Organisation Zugang zu ausgewählten ERP-Funktionen gewähren, insbesondere bei dezentralen Prozessen wie bei der Beschaffung oder dem Rechnungswesen. Dabei legt MACH Wert auf einen selbsterklärenden, barrierefreien sowie mobilen Zugang zum ERP-System, der es erlaubt, Mitarbeiter unkompliziert einzubinden – auch wenn diese nur Gelegenheitsanwender sind. Selfservices sollen den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Produktivität erhöhen.

Produktivstart ohne Reibungsverluste

Rund 18.000 Rechnungen beziehungsweise Buchungen laufen in jedem Jahr über den digitalen Rechnungsworkflow der Fachhochschule Dortmund. In allen Fachbereichen werden Rechnungen nun ausschließlich über Selfservice MACH meineRechnung geprüft und freigegeben. Dazu rufen die Mitarbeiter der FH Dortmund die zu prüfende Rechnung über die Aufgabenliste auf – alternativ ist auch eine Benachrichtigung per E-Mail mit direktem Link zur Rechnung möglich. Dies erleichtert den Zugriff auf die relevanten Daten der Rechnung sowie auf die zugehörigen Dokumente. Durch die damit einhergehende schnellere Bearbeitung verkürzt sich die Durchlaufzeit der Rechnungsprüfungsprozesse.

Der Produktivstart für diese Lösung erfolgte im Herbst 2022 nach Angaben von MACH „geräuschlos“. Es habe dabei wenig Probleme, keine Notfälle und noch nicht einmal Sonderfälle gegeben, die etwaige Schwierigkeiten hätten machen können. Davon war man selbst beim Hersteller MAC überrascht, räumt Produktmanager Stefan Kröll ein. Zu verdanken sei der reibungslose Start in erster Linie der Fachhochschule Dortmund und dem verantwortlichen MACH-Projektteam zu verdanken, die den Produktivstart sehr gut vorbereitet haben.

Weitere Self-Service-Lösungen sollen folgen

Nach rund einem dreiviertel Jahr produktiven Einsatzes fragte MACH die Erfahrungen der Endanwender in den Fachbereichen ab. In Interviews, die in mehreren Fachbereichen der Fachhochschule stattfanden, wurden die Nutzungsintensität und auch etwaige Verbesserungswünschen abgefragt. MACH berichtet von vorwiegend positivem Feedback. Dabei wurde hervorgehoben, dass Rechnungsprüfungen nun deutlich schneller durchgeführt werden können und nichts mehr verloren geht. „Es ist klar, eine Software kann immer noch ein bisschen besser werden und ist letztlich nie fertig, aber die positiven Rückmeldungen erfreuen mich noch heute“, sagt der MACH-Produktmanager Stefan Kröll. „Das positive Feedback der Fachhochschule Dortmund motiviert uns noch mehr und bestätigt unsere Entscheidung, für die dezentralen Prozesse die Selfservices zu entwickeln.“ meineRechnung sei dabei erst der Anfang. „Wir haben noch mehr Ideen für weitere Selfservices, die wir gerade mit unseren Kunden verproben“, sagt Kroll. „Etwa 10 Prozent unserer Kunden befinden sich bereits in einer Test-, Planungs- oder Einführungsphase für mindestens einen Selfservice.“