E-RechnungPflicht wird zum Vorteil

Eine elektronische Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der automatisch weiterverarbeitet werden kann. Inhalte und Format des Datensatzes wurden europaweit einheitlich festgelegt. In Deutschland ist nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) grundsätzlich der Standard XRechnung zu verwenden. Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende Formate. Zusätzlich müssen E-Rechnungen die Anforderungen der E-RechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen erfüllen. Ab dem 27. November 2020 sind Rechnungssteller in der Pflicht,
E-Rechnungen an Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind unter anderem Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro.

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung können über die Rechnungseingangsplattformen des Bundes eingereicht werden. Für Bundesministerien und für Verfassungsorgane sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Für die E-Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, an Zuwendungsempfänger des Bundes sowie an die kooperierenden Bundesländer Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen steht die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung. Es ist lediglich eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers für die Nutzung der Plattform erforderlich. Über welche Plattform die Dateien jeweils eingereicht werden müssen, erfahren Lieferanten von ihren Auftraggebern. Diese teilen auch die so genannte Leitweg-ID mit, die dafür sorgt, dass die E-Rechnung den richtigen Adressaten erreicht.

Software fit für E-Rechnung machen

Lieferanten können E-Rechnungen auf mehreren Wegen über die ZRE und OZG-RE an ihre Auftraggeber übermitteln. Am einfachsten ist der Versand der Datei direkt aus dem eigenen IT-System heraus. Hierfür kann es notwendig sein, die beim Lieferanten eingesetzte Software fit für die E-Rechnung zu machen, um die elektronische Übertragung mit E-Mail optimal nutzen zu können. Aktuell wird zudem die Übermittlung via Web-Service PEPPOL eingerichtet. Der manuelle Upload einer vorab erstellten E-Rechnung auf den Seiten von ZRE und OZG-RE bietet sich für die Lieferanten an, die mit ihrer Software eine entsprechende Rechnung erstellen, diese jedoch nicht über die angebotenen Übertragungskanäle (De-Mail, E-Mail oder Web-Service) versenden. Dabei ist zu beachten, dass das zum Upload vorgesehene Dokument neben der europäischen Norm auch der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entspricht.

Spürbare Einsparungen auf Lieferantenseite

Die Web-Erfassung bietet sich insbesondere für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen an, die keine Software im Rechnungsausgang verwenden oder deren im Einsatz befindliche Software keinen – den oben genannten Anforderungen entsprechenden – Standard unterstützt. Konkret: Der Rechnungssteller gibt die Daten Feld für Feld manuell in eine Eingabemaske der ZRE oder OZG-RE ein. Auf den Plattformen wird daraus eine XRechnung erzeugt und dann dem Empfänger übergeben. Der Rechnungssteller kann die von ihm in der Plattform erstellte Rechnung nach dem Versand als Datei herunterladen. Für die ordnungsgemäße Aufbewahrung muss der Rechnungssteller selbst sorgen. Die Plattform stellt dafür kein revisionssicheres Archiv bereit.
Mit der Einführung der E-Rechnung hat der Bund ein Etappenziel auf seinem Weg erreicht, Verwaltungsleistungen bis 2022 auch elektronisch anzubieten. Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung können die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung und -bearbeitung umfassend nutzen. Dazu gehören auf Lieferantenseite unter anderem die spürbaren Einsparungen durch den Entfall des Ausdruckens und des postalischen Versands.

Projekt „eRechnungsportal Bund“

Zudem ergeben sich mit der Umstellung auf die E-Rechnung Chancen, auch weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren. Und schließlich ist mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung zu erwarten, dass durch die Minimierung der Transportzeiten sowie den Wegfall ganzer Arbeitsschritte eine Verkürzung der Durchlaufzeit einer Rechnung erreicht wird.
Das Projekt „eRechnungsportal Bund“ ist Teil des Programms Dienstekonsolidierung Bund. Bis 2025 sollen in über 40 Projekten gemeinsame, leistungsstarke und sichere IT-Lösungen für die Bundesverwaltung entwickelt und in rund 200 Bundesbehörden bereitgestellt werden.