HessenHVBG verabschiedet sich von der Papierakte

Seit Beginn des Jahres hat die Hessische Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG) vollständig auf digitale Aktenführung umgestellt. Als DMS wird dabei das Verfahren „Hessische elektronische Dokumentenverwaltung“ (HeDok) eingesetzt (wir berichteten). Die Basis für das ambitionierte Projekt bildete eine verwaltungsweite Machbarkeitsuntersuchung, die bereits 2015 durchgeführt wurde. Nach einer Pilotphase im Hessischen Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation (HLBG) wurde das Dokumenten-Management-System (DMS) HeDok sukzessive in allen Ämtern ausgerollt.
Die HVBG gliedert sich in das HLBG als Mittelbehörde und sieben Ämter für Bodenmanagement (ÄfB) mit fünf Außenstellen sowie Anlaufstellen. Rund 1.400 Mitarbeiter sind dort beschäftigt. Anfang 2022 war die Einführung des DMS in allen Dienststellen abgeschlossen, die bisherigen Papierakten wurden komplett durch eine digitale Aktenführung abgelöst. Dabei entstanden bislang rund drei Terabyte an Daten, was etwa 20.000 elektronischen Akten mit rund 250.000 elektronischen Vorgängen mit 700.000 elektronischen Dokumenten entspricht. Gemäß des Hessischen E-Government-Gesetzes (HEGovG) sind alle Dienststellen des Landes zur Einführung der elektronischen Akte bis zum Jahr 2022 verpflichtet (wir berichteten).
Die HVBG vereint die Landesvermessungs-, Kataster- und Flurbereinigungsbehörden in Hessen. Die Behörde führt das Liegenschaftskataster und fördert die nachhaltige Entwicklung ländlicher und urbaner Lebensräume durch die Instrumente der Flurneuordnung und des städtebaulichen Bodenordnungsrechts. Mit den Daten des Liegenschaftskatasters und der Landesvermessung Geobasisdaten stellt die HVBG zudem die Grundlage für zahlreiche Fachinformationssysteme zur Verfügung, etwa im Bereich Ver- und Entsorgung, Umweltinformation und Verkehr. Die HVBG gibt seit dem 1. Februar 2022 den Großteil ihrer amtlichen Geobasisdaten im Rahmen von Open Data weitestgehend kostenfrei ab.