Intelligentes VertragswesenHelfer in der Krise

COVID-19 hat das Gesundheitswesen hart getroffen. Nicht nur die Zahl der intensivmedizinisch zu behandelnden Patienten hat Höchststände erreicht. Auch das Beschaffungswesen vieler Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen sowie so manche Stelle der öffentlichen Verwaltung hatten mit großen Schwierigkeiten zu kämpfen. Zu Beginn der Pandemie waren zudem zahlreiche Medizinprodukte und Schutzausrüstung Mangelware. Zwar verfügt das Beschaffungswesen im Medizinbereich über viele, jahrelang gepflegte Geschäftsbeziehungen zu Anbietern und Zwischenhändlern, jedoch nahmen die Verwerfungen am Markt mit Einsetzen der Pandemie noch nie dagewesene Ausmaße an. Einweghandschuhe, Kittel und Masken mussten schnellstens in riesigen Stückzahlen geordert werden. Die üblichen Lieferanten waren nicht in der Lage, die Mengen zeitnah bereitzustellen. Die Folge: Innerhalb weniger Wochen musste das Beschaffungswesen neue Lieferquellen ausfindig machen und entsprechende Lieferverträge abschließen, was oft nur unzureichend gelang.
Da oft noch immer traditionelle Vertragspraktiken zum Einsatz kommen, also Angebote manuell geprüft, Verhandlungen zeitaufwendig geführt und Verträge jeweils individuell aufgesetzt werden müssen, binden diese Prozesse Unmengen an Ressourcen. Die Allokation von Ressourcen ist im Beschaffungswesen ein kritischer Aspekt, um die Folgen des sich ausbreitenden Virus zu begrenzen.

Neue Wege beschreiten

Vor allem den Einkauf sowie die Rechts- und Finanzabteilung der Organisationen kosten ineffiziente Prozesse viel Zeit, die an anderer Stelle sinnvoller genutzt werden könnte. Auch weitere Abteilungen – beispielsweise die Qualitätssicherung –, die in den Wareneinkauf mit eingebunden werden müssen, haben hierunter zu leiden. Es empfiehlt sich deshalb, die bisherigen Praktiken einer Prüfung zu unterziehen und auch im Bereich der Verträge neue Wege zu beschreiten. Eine sinnvolle Lösung ist das intelligente Vertragsmanagement. Mancher denkt dabei an Dokumenten-Management, doch ist das intelligente Vertragsmanagement ungleich umfassender. Hier geht es nicht allein darum, Dokumente zu verwalten. Viel wichtiger ist es, dass sich die Vertragsinhalte in den Geschäftsprozessen, also beispielsweise dem Einkauf, wiederfinden und ihr Potenzial über die gesamte Vertragslaufzeit ausgeschöpft werden kann. Sind diese Inhalte in den Systemen des Einkaufs integriert, lässt sich die Einhaltung der Vertragskonditionen viel schneller und einfacher überprüfen. Beispielsweise lassen sich durch die Einbindung in die Geschäftsprozesse die Rabattstaffelungen besser verwalten. Zudem können mit dem intelligenten Vertragsmanagement unterschiedliche Verträge miteinander verglichen werden.

Effizienter gestalten

Die Rechtsabteilung ist darüber hinaus in der Lage, Vorlagen für Verträge bereitzustellen. Der Einkauf kann damit auf Knopfdruck einen Compliance-gerechten Vertrag an die jeweiligen Lieferanten übermitteln. Somit können die mit den Verträgen der Organisation in Verbindung stehende Prozesse digitalisiert und auf diese Weise bedeutend effizienter gestaltet werden.
Alle, die in einer Organisation von den jeweiligen Verträgen betroffen sind, also nicht nur der Einkauf selbst, haben Einblick in diese, die Betriebsabläufe bestimmenden Dokumente und profitieren davon, sich frühzeitig in die Vertragsgestaltung einbringen zu können. Der bedeutendste Vorteil jedoch ist die erhebliche Zeitersparnis, bis es zu einem Vertragsabschluss kommt. Und in einer Pandemie ist Zeit das wohl kostbarste Gut.