E-RechnungFür den Ansturm rüsten

Mit der bevorstehenden E-Rechnungspflicht im Bereich B2B wird der Anteil elektronischer Rechnungen rasant ansteigen. Verwaltungen sollten daher prüfen, ob ihre jetzigen Lösungen hinsichtlich Skalierbarkeit und Integration in die SAP-Module FI, MM, PSM und PSCD für den Ansturm gerüstet sind. Sie sollten es vor allem schnell tun, denn sie werden dafür schon bald mit einer Masse an Unternehmen konkurrieren, die sich ebenfalls darum kümmern müssen. Für alle, die noch Handlungsbedarf haben, lautet das Gebot der Stunde: Sich früh anstellen. Rechnungen werden künftig in einem technischen Format (im Wesentlichen XML) über E-Netzwerkportale oder gleich über die Finanzbehörden an ihre Empfänger übermittelt. Dort wird dann die Umsatzsteuer direkt mit dem Rechnungsversand vorangemeldet (Continuous-Transaction-Control-Modell). Software-Lösungen wie die des Anbieters xSuite unterstützen dieses Konstrukt. Schon weit vor der Implementierung sind dafür allerdings einige Voraussetzungen zu treffen. Einordnen lassen sie sich in ein Sechs-Stufen-Modell. Zunächst sollte ein Projekt-Team gebildet werden, bestehend aus allen Fachbereichen, die vom Thema betroffen sind: Solche, die mit dem Empfang von Rechnungen, und solche, die mit ihrem Versand zu tun haben. Daneben natürlich die IT-Abteilung. Wegen der neu zu beachtenden gesetzlichen Verpflichtungen empfiehlt es sich außerdem, Fachkräfte für (Steuer-)Recht mit einzubeziehen.

Den Ist-Zustand herausarbeiten

In dieser Phase sind des Weiteren die rechtlichen Anforderungen zu prüfen: Zur Annahme von E-Rechnungen verpflichtet bereits die EU-Richtlinie 2014/55/EU, aber sind weitere länderspezifische Spezifikation zu beachten? Wie ist der Rechnungseingangs- und Ausgangsprozess strukturiert, welche Kosten entstehen hier? Gibt es schon Tools für den Rechnungseingang und -ausgang? Wie hoch ist der Automatisierungsgrad, sind die Tools noch State-of-the-Art und ist der Einsatz von Third Party Software möglich? Der Rechnungsprozess ändert sich nicht nur für die Verwaltungen und öffentliche Auftraggeber, sondern auch für Lieferanten und im Falle von Eigenbetrieben und KMUs auch für deren Rechnungsempfänger. Deshalb muss in der ersten Phase zudem gefragt werden, wie es mit deren Fähigkeit aussieht, E-Rechnungen bereits empfangen oder versenden zu können (Kreditoren-Debitoren-Analyse).

Optimierungsbedarf ermitteln

Den in der Analysephase aufgenommenen Ist-Zustand gilt es im Folgenden zu bewerten. Lässt sich etwa der Ein- und Ausgangsprozesses noch optimieren? Ist er wirklich effektiv, sind die Prozesskosten eventuell viel zu hoch? Durch den Technologiesprung von Papier- auf E-Rechnung wird sich auf jeden Fall der Geschwindigkeitsgrad erhöhen, denn die Validierung von Rechnungen fällt im Wesentlichen weg. Weitere Fragen in dieser Stufe: Wo können durch die E-Rechnung Kosten eingespart werden? Was lässt sich durch die Verlagerung von Input/Output-Management-Anwendungen in die Cloud sparen? Erforderlich ist ferner eine Debitoren-/Kreditorenstrategie. Erstere müssen überzeugt werden, E-Rechnungen zu empfangen, zweitere, sie zu senden. Gibt es gegebenenfalls Kreditoren, die man dazu verpflichten (oder durch Rabatte ermuntern) kann, auch schon vor Ablauf der Übergangsfrist bis zur Verpflichtung komplett umzusteigen? Liegen alle Informationen vor, lässt sich an dieser Stelle schon ein erster Return-on-Invest der E-Rechnungslösung abschätzen. Schätzungen der Management- und Technologieberatung BearingPoint zufolge liegt dieser bei unter sechs Monaten.

Der passende Anbieter

Um den richtigen Anbieter zu finden, muss man diesem die richtigen Fragen stellen, idealerweise zusammengestellt in einem Anforderungskatalog. Darin aufgeführt sind die Informationen aus der vorangegangenen Analyse, der Zeitpunkt, bis zu dem die Lösung implementiert sein muss, und wie viele buchhalterische Einheiten umgesetzt sein müssen. Außerdem gibt der Katalog Auskunft darüber, welche Länder, Portale und Formate benötigt und welche (ERP-)Systeme bedient werden müssen, wie die Systemarchitektur aussehen muss und welcher Businessfeatures es bedarf. Typisches Beispiel für ein solches Feature wäre die Visualisierung, denn es gibt künftig keine lesbaren Rechnungen mehr. Nicht zu vernachlässigen ist das Landes-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters und wie er dieses an Systeme anbindet. Im Idealfall ist ein E-Rechnungsprojekt ein technisch/rechtliches Projekt, bei dem zusätzlich zu den bestehenden ein einzelner Input-/Output Channel bereitgestellt wird, der das benötigte Portfolio abdeckt. Wenn es gut läuft, merken die Buchhaltung oder die Abteilung der Rechnungserstellung fast gar nichts von der Umstellung.

Internes Projekt-Management erforderlich

Für ein E-Rechnungs-Einführungsprojekt, das ein nicht zu unterschätzendes Change Management mit sich bringt, ist internes Projekt-Marketing erforderlich. Das bereits gebildete Projekt-Team wird in dieser Phase crossfunktional erweitert. Das Vorhaben muss intern kommuniziert, weitere individuelle Anforderungen müssen eingeholt werden. Eine Kick-off-Veranstaltung, bei dem Kommunikationspläne und Verantwortlichkeiten festgelegt werden, leitet das Vorhaben offiziell ein. Bezugnehmend auf die Anbieterauswahl sollte in dem Projekt der Fokus auf die Chancen des E-Invoicings gelegt werden, also auf Prozessoptimierung, Aufwandsminimierung und Qualitätssteigerung. Die Herausforderungen sollten lediglich bei der IT- oder Rechtsabteilung liegen. In enger Abstimmung mit den internen Stakeholdern geht das neue System für die Inbound- und Outbound-Prozesse schließlich in den Betrieb. Bei xSuite heißt es xSuite electronic Document Network Adapter (eDNA) und läuft vollständig in der Cloud. Lange Implementierungszeiten wie früher sind passé, es handelt sich im Prinzip nur noch um ein Zusammenstecken der Cloud-Lösung mit dem ERP-System der Verwaltung.

Start in den Betrieb

Die Rechnungen gehen künftig über ein Netzwerk, in Europa derzeit vorwiegend PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), und landen in xSuite eDNA. Dieses formt aus den heterogenen Eingangsdokumenten ein einheitliches Format, das der nachfolgende Rechnungseingangsworkflow nahtlos übernehmen kann. Eine Validierung ist technisch gesehen nicht erforderlich, auch das erledigt der Adapter. Für die debitorischen Vorgänge übernimmt eDNA den Druck der Ausgangsrechnungen, indem es aus den angelieferten Rechnungsdaten eine rechtsgültige Rechnung erstellt. Diese verschickt der Adapter dann über das Netzwerk der Wahl (Portale, Finanzbehörden, perspektivisch auch per E-Mail) an den Empfänger und spielt sie zum Zwecke der Archivierung gleichzeitig zurück an die Finanzabteilung. In der letzten Stufe der Einführung – dem konkreten Betrieb – geht es schließlich darum, beständig zu prüfen, ob eventuell noch weitere Funktionen notwendig sind, zum Beispiel für neue Formate, oder ob Produktneuerungen verfügbar sind. Auch erkannte Bugs sollten dem Dienstleister sofort gemeldet werden.

Thementag E-Rechnung

Die E-Rechnung wird in Deutschland schon bald eine noch viel gewichtigere Rolle spielen als bisher, denn die kommende E-Rechnungs-Pflicht betrifft dann B2B und B2G gleichermaßen. Darauf müssen sich öffentliche Auftraggeber vorbereiten – nicht planlos, sondern am besten anhand eines wie oben skizzierten Sechs-Stufen-Plans. Weitere Impulse bietet die xSuite-Online-Konferenz „Thementag E-Rechnung“, die am 18. Juni 2024 stattfindet.