Baden-Württemberg / Hamburg / SaarlandE-Rechnung wird Pflicht

Die Bundesländer Baden-Württemberg, Hamburg und das Saarland verpflichten ihre Auftragnehmer vom 1. Januar 2022 an zur elektronischen Rechnungsstellung. Rechnungen an die öffentliche Verwaltung dieser Länder müssen dann den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entsprechen, die unter anderem ein technisches Format für die übermittelten Daten vorgibt. Daran erinnerte jetzt das Softwarehaus DATEV, das als IT-Dienstleister für das Rechnungswesen auch Lösungen anbietet, um Rechnungen als E-Rechnung zu versenden. Bereits seit November 2020 gilt die verbindliche Einreichung von E-Rechnungen für Auftragnehmer des Bundes sowie der Verwaltung in Bremen. Weitere Bundesländer werden nachziehen: Mecklenburg-Vorpommern 2023 und Hessen 2024.
Bereits heute gilt: Nahezu alle öffentlichen Auftraggeber in Bund, Ländern und Kommunen müssen E-Rechnungen akzeptieren, wenn Unternehmen diese moderne Form bevorzugen. Unternehmen können deshalb schon heute ohne rechtlichen Druck für alle ihre Rechnungen auf das digitale Format umsteigen. Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung können Prozesse verbessert, beschleunigt und kostengünstiger gestaltet werden – nicht nur, weil Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand von Papierrechnungen wegfallen. Um die Daten aus den Rechnungen möglichst effizient weiterverarbeiten zu können, werden von öffentlichen und internationalen Auftraggebern die Vorgaben bezüglich Rechnungsstellungsprozess, Rechnungsinhalten und der Übermittlungswege oft auf deren interne Systeme ausgelegt. Die E-Rechnungsformate XRechnung sowie ZUGFeRD (ab Version 2.0) erfüllen die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55. Zudem werden beide Standards regelmäßig an die rechtlichen und technischen Anforderungen der Rechnungsschreibung angepasst.
Auf solche Veränderungen und die kontinuierliche Weiterentwicklung müssten Rechnungssteller und deren Dienstleister reagieren, erklärte DATEV. Deren rechnungsschreibenden Lösungen wiesen die benötigte Flexibilität auf und böten vielfältige Optionen, um den Prozess an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Dazu gehöre auch, nach einmaliger Konfiguration alle Rechnungen als E-Rechnung zu versenden. Die erstellten Rechnungen würden dann automatisch im geforderten elektronischen Format aufbereitet und versandt, etwa per E-Mail, über Netzwerke, in die DATEV eingebunden ist oder über Portale. Die E-Rechnungen können außerdem mit ergänzenden Lösungen einfach und schnell GoBD-konform archiviert werden.