Nordrhein-WestfalenE-Akte-Pilot gestartet

Der Landesbetrieb Information und Technik (IT.NRW) hatte den IT-Dienstleister Materna mit der Entwicklung eines E-Akte-Systems für alle Landesbehörden beauftragt (wir berichteten). Seit Februar 2019 ist die E-Akte beim ersten eingerichteten Mandanten in Betrieb, dem Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (MWIDE). Ab Ende Juni sollen laut Materna 360 Mitarbeiter verschiedener Organisationseinheiten im MWIDE mit dem Live-System arbeiten. Die E-Akte laufe bisher reibungslos und werde sehr gut angenommen. Im Vorfeld der Inbetriebnahme habe Materna in Zusammenarbeit mit IT.NRW sämtliche Akten und Vorgänge aus dem alten E-Akte-System der Behörde migriert. Im Zuge der Umstellung wurde mit der E-Laufmappe die Vorgangsbearbeitung an die E-Akte angebunden.

Roll-out entsprechend EGovG

Zug um Zug werden laut der Pressemeldung von Materna bis Ende 2019 weitere Pilotbehörden der Landesverwaltung mit der E-Akte ausgestattet, darunter das Familienministerium, die Staatskanzlei, das Verkehrsministerium, das Landesamt für Finanzen, das Finanzamt Marl und das Landesamt für Besoldung und Versorgung. Ab Januar 2020 startet der großflächige Roll-out in den Landesbehörden. Dabei würden auch gegebenenfalls vorhandene Altsysteme auf die neue Lösung migriert. 200 Behörden würden komplett neu ausgestattet und setzen somit erstmals eine elektronische Akte ein. Laut E-Government-Gesetz NRW (EGovG) sollen alle Behörden in Nordrhein-Westfalen bis spätestens zum Jahr 2022 mit der E-Akte als führendem System arbeiten. Der zentrale IT-Dienstleister für die Landesverwaltung, IT.NRW stellt den Behörden das neue E-Akte-System über einen Rahmenvertrag zur Verfügung.
Materna unterstützt gemeinsam mit seinen Partnern Ceyoniq, DXC und Infora den Landesbetrieb IT.NRW bei den Pilotierungen, Migrationen und Massen-Roll-outs. Zu den Leistungen zählen laut Materna die Produktlieferung und –anpassung, Systemberatung und Migration vom NRW-Landesstandard 1.0 (DOMEA) auf den NRW-Landesstandard 2.0 (nscale) sowie Schulungen der Fachadministratoren und Endanwender des Systems. Klassische Präsenzschulungen würden dabei ergänzt um multimediale Unterlagen. Zusätzliche Unterstützungsleistungen würden in der Konzeption und Umsetzung der Kommunikation für alle von den Veränderungen betroffenen Mitarbeiter erbracht.

Für die Zukunft gerüstet

Die E-Akte NRW basiert nach Angaben von Materna auf der Informationsplattform nscale von Ceyoniq – einem Standardprodukt, das sich an die Bedürfnisse des Landes Nordrhein-Westfalen anpassen lässt. Weitere Lösungen könnten leicht integriert werden, beispielsweise Module für die Personal- und Vertragsakte, Rechnungseingangsbearbeitung oder Geo-Informationssysteme. Der Prototyp einer TR-RESISCAN-konformen Scanstelle laufe bereits in der Bezirksregierung Detmold und sei BSI-zertifiziert. Nach und nach sollen insgesamt fünf zentrale Scancenter in NRW eingerichtet werden. Damit wird laut Materna ein Großteil der Eingangspost des Landes digitalisiert und dem Empfänger tagesaktuell in nscale bereitgestellt. Die E-Akte decke praktisch alle Anforderungen der Behörden ab: Sie diene der beweiswerterhaltenden Ablage, unterstütze die Behördenstrukturen, sei leicht bedienbar und barrierearm.