Dokumenten-ManagementE-Akte als Standard

Projekte zur Einführung von Dokumenten-Management- und Vorgangsbearbeitungssystemen gibt es in der öffentlichen Verwaltung schon seit vielen Jahren. Deren Fokus hat sich jedoch zu Recht mittlerweile immer mehr von reinen IT- zu Organisationsprojekten verschoben. Zudem werden die Projekte heute in den Gesamtkontext der digitalen Verwaltungstransformation eingebunden. Während Regelungen zur Einführung einer E-Akte früher oftmals nur in fachlichen Konzepten oder behördeninternen Organisationsvorgaben festgeschrieben wurden, werden nun gesetzliche Regelungen getroffen und E-Akte-Einführungen in Strategiepapieren auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene beschrieben. Diese Entwicklung ist die Voraussetzung für erfolgreiche E-Akte-Einführungsprojekte, da sie einheitliche und verbindliche Rahmenbedingungen vorgibt.
Dass diese veränderte Vorgehensweise Erfolgspotenzial birgt, lässt sich am Beispiel Rheinland-Pfalz veranschaulichen. In der rheinland-pfälzischen Landesverwaltung wurde im Jahr 2000 erstmals eine Produktentscheidung bezüglich eines Landesstandards für eine E-Akte getroffen. In der Folge wurden auf dieser Basis erfolgreiche Einzelprojekte in verschiedenen Behörden der Landesverwaltung umgesetzt. Dieser erste Anlauf führte allerdings nicht zu einer flächendeckenden Verbreitung der elektronischen Akte in der Landesverwaltung, vielmehr bildeten sich Insellösungen, welche behördenspezifische Eigendynamiken entwickelten.

Erfolg im zweiten Anlauf

Aufbauend auf diesen Erfahrungen wurden ab dem Jahr 2015 ein zweiter Anlauf gestartet und Rahmenbedingungen geschaffen, welche die erfolgreiche flächendeckende Einführung einer einheitlichen E-Akte in der Landesverwaltung nun maßgeblich unterstützen. Als erste Rahmenbedingung wurde für die Ebene der obersten Landesbehörden eine Verpflichtung zur Einführung der elektronischen Akte durch eine Organisationsentscheidung der Landesregierung getroffen. Zudem wurde eine zentrale Steuerung der Einführung im Innenministerium festgelegt, welche die Staatskanzlei und alle Ministerien mittels einer Projektorganisation intensiv einbezieht. Durch das gemeinsame Erarbeiten von Standards wurde der Grundstein für die Akzeptanz zu deren Umsetzung bei der Einführung der einheitlichen E-Akte gelegt. Weiter wurde unter Einbindung dieser ressortübergreifenden Projektorganisation ein Vergabeverfahren zur Beschaffung einer E-Akte-Lösung durchgeführt. Mit Erteilung des Zuschlags im November 2017 (wir berichteten) wurde gemeinsam ein E-Akte-Basisdienst als verbindlicher, für alle geltender Standard definiert. Individuelle Ausprägungen von Anforderungen gibt es im Rahmen der Einführungsprojekte in den einzelnen Behörden nur noch dort, wo es der vereinbarte Standard zulässt.

Bis Ende 2019 Roll-out in allen obersten Landesbehörden

Parallel dazu wurden Regelwerke erarbeitet, die eine einheitliche Handhabe des elektronischen Schriftguts sicherstellen werden. Neben einer Landesaktenordnung, einer Scan-Anweisung und einem neuen landeseinheitlichen Aktenplan ist die Anpassung der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Staatskanzlei und der Ministerien zu nennen.
Seit September 2018 erfolgt der flächendeckende Roll-out der E-Akte in der Staatskanzlei und den Ministerien. In fünf Behörden konnte die Einführung bereits erfolgreich abgeschlossen werden. Derzeit arbeiten circa 1.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der elektronischen Akte. Bis Ende 2019 soll der Roll-out in allen obersten Landesbehörden abgeschlossen sein, sodass dann rund 2.200 Bedienstete die E-Akte als das zentrale Werkzeug der Schriftgutverwaltung nutzen.
Im Anschluss wird die landeseinheitliche E-Akte bis ins Jahr 2025 in den weiteren Landesbehörden auf gut 20.500 Arbeitsplätzen ausgerollt. Auch hier soll der als E-Akte-Basisdienst festgelegte Standard zur Anwendung kommen. Bei Festlegung des E-Akte-Basisdienstes und der Produktauswahl wurden daher bereits die besonderen Anforderungen dieser weiteren Landesbehörden berücksichtigt.

Wesentlicher Baustein der digitalen Transformation

Auf Standardisierungen wird im Rahmen der Einführung der E-Akte nicht nur hinsichtlich der funktionalen Anforderungen an die Software und der organisatorischen Regelungen großer Wert gelegt, auch in betrieblicher Hinsicht sowie in Bezug auf das Einführungsvorgehen liegt hierauf ein Hauptaugenmerk. So wird der webbasierte E-Akte-Basisdienst beispielsweise zentral im Rechenzentrum des landeseigenen IT-Dienstleisters betrieben. Zudem begleitet eine zentrale Stelle die Einführungsprojekte in den Bereichen Projekt-Management sowie Lösungs-Know-how und schult die Anwender. Die Unterstützung im Rahmen der lokalen Einführungsprojekte erfolgt dabei ebenfalls unter Verwendung zentral erarbeiteter Standards, sodass Synergien genutzt werden und ein einheitliches, strukturiertes Vorgehen bei der Einführung gewährleistet ist. Ergänzt wird die Einführung durch ein Maßnahmenpaket zum Akzeptanz- und Veränderungsmanagement.
Maßgeblich für den Erfolg der Einführung der E-Akte in Rheinland-Pfalz ist ferner, dass diese im Jahr 2018 sowohl in die Digitalisierungsstrategie als auch in die IT- und E-Government-Strategie der Landesregierung aufgenommen und ausdrücklich als eine konkrete Umsetzungsmaßnahme im Handlungsfeld der digitalen Verwaltung benannt wurde. Dadurch wird deutlich, dass sie einen wesentlichen Baustein der digitalen Transformation der Verwaltung darstellt und nicht als Nischen-IT- oder isoliertes Organisationsprojekt zu verstehen ist. Aufgrund ihrer hervorgehobenen Bedeutung wurde die Einführung der E-Akte zu einem der fünf CIO-Projekte bestimmt und reiht sich damit in die derzeit bedeutsamsten IT-Vorhaben der rheinland-pfälzischen Landesregierung ein.