Bistum OsnabrückDigitalisierung der Personalabrechnung

Das Bistum Osnabrück hat den Bereich Payroll jetzt komplett digitalisiert. Wie die ITEBO Unternehmensgruppe mitteilt, ist für die Mitarbeiter somit alles digital verfügbar – von der Personalakte über die Personalabrechnung bis hin zum Entgeltbetrag. Es werde deutlich weniger Papier verbraucht, kein Porto werde mehr fällig und die Prozesse laufen schneller.
Das Bistum wollte alle Prozesse im Bereich Gehaltsabrechnung verschlanken, die Kosten reduzieren und zusätzlich nachhaltiger arbeiten, heißt es vonseiten der Unternehmensgruppe weiter. Seit Anfang 2019 wurden deshalb sukzessive die Abläufe auf eine digitale Arbeitsweise umgestellt. Mit Unterstützung von ITEBO wurden Ideen in gemeinsame Konzepte umgewandelt und anschließend umgesetzt. Durch moderne Software-Lösungen wurden die Prozesse im Personalbereich optimiert und qualitätsgesichert.
Eine bedeutende Arbeitserleichterung sei die digitale Personalakte. Alle Informationen zu einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter liegen gebündelt vor und über eine Suchfunktion finde man spürbar schneller Antworten. Insbesondere in Zeiten des Homeoffice während der Corona-Pandemie sei dieser Digitalisierungsschritt von großer Bedeutung. Zahlreiche Arbeitsabläufe seien jetzt strukturierter und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können deutlich schneller reagieren. Das gestalte die Zusammenarbeit effizienter und die Mitarbeiterzufriedenheit steige.
Für das Bistum Osnabrück sei die Personalabrechnung eine besondere Herausforderung, da es circa 12.000 Angestellte und Beamte abrechne. Das beinhalte alle kirchlichen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer im Bistum, die zum Beispiel in Kindergärten, Schulen, Bildungshäusern, Vereinen und vielen anderen Einrichtungen der kirchlichen Arbeitgeber tätig seien.
An die Personalabrechnung werden außerdem hohe Qualitätsanforderungen gestellt. Wenn hier Fehler entstehen, sei dies folgenschwer für das Personal. Durch neue digitale Prüfungsmechanismen in der digitalen Entgeltkontrolle werde dem Bistum der hohe Qualitätsanspruch an die Personalabrechnung gesichert.
„ITEBO hat uns hier gut bei der Umsetzung unterstützt. Alle Systeme werden im ITEBO-Rechenzentrum gehostet und von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Unternehmensgruppe supportet. Die Einführung der Digitalisierung stellt eine weitere gute und zukunftsträchtige Grundlage für die Arbeit in der Abrechnung dar und gibt für die Betreuung der insgesamt 12.000 Personalfälle der verschiedenen kirchlichen Arbeitgeber ein sicheres Gefühl“, sagt Angela Müller, Referatsleistung der Gehaltsabrechnung beim Bistum Osnabrück.