BeschaffungDigitale Prozesse automatisieren

Die öffentliche Verwaltung löst jedes Jahr Bestellungen von Waren oder Dienstleistungen im Wert von mehreren hundert Milliarden Euro aus. Solche Beschaffungs- und die damit einhergehenden Rechnungsprozesse sind komplex und kommen trotz Digitalisierung vielfach nicht ohne händischen Arbeitsanteil aus – etwa bei der Zuordnung von Vorgängen zur richtigen Abteilung. Das Unternehmen MACH berichtet jetzt von der vollständigen Automatisierung solcher Prozesse bei einigen seiner langjährigen Kunden, darunter auch die Bundespolizei.
Die Behörde mit 80 Rechnungsempfangsstellen sowie unterschiedlichen Standorten für den Rechnungseingang und die Rechnungsbearbeitung habe sich zunächst für eine automatisierte Zuordnung der zuständigen Bearbeiter innerhalb des Rechnungsprozesses entschieden. Damit habe sich der ressourcenintensive manuelle Zuordnungsaufwand im E-Rechnungsprozess deutlich verringert. Für Stefan Deterling, Produkt-Manager bei MACH, die erste Etappe auf ihrem Weg zu automatisierten Prozessen. Nun sei die Basis für weiterführende Automatisierungslösungen wie MACH live! smartDecision gelegt. Die Vorteile automatisierter Prozesse liegen für den Produkt-Manager klar auf der Hand. So würden Einfachheit, Anpassbarkeit, Wiederverwendbarkeit, Konformität und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleistet. Die automatisierten Entscheidungen der MACH-Lösung könnten lückenlos nachvollzogen werden.

Digitalisierung als Voraussetzung der Automatisierung

Grundsätzlich müssen für die Automatisierung bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Zunächst sei die Digitalisierung von Daten und Prozessen erforderlich. Solche Daten können beispielsweise in elektronischen Akten oder ERP-Systemen bereitgestellt werden, erläutert Deterling. Die Automatisierungslösung MACH live! smartDecision greife auf die Daten des Beschaffungs- und Rechnungsprozesses in der MACH Software zu. Auf Basis dieser Daten würden Geschäftsregeln für von Maschinen lesbare Regelwerke festgelegt. Die Ergebnisse bildeten schließlich die Basis für die automatisierte Laufweg-Steuerung im Rechnungs- und Beschaffungsprozess. MACH berichtet, dass neben der Bundespolizei auch Lehr- und Forschungseinrichtungen zunehmend die Vorteile automatisierter Prozesse und Entscheidungen erkennen,. Auch hier könne der Einsatz der Lösung MACH live! smartDecision eine erhebliche Entlastung für die Mitarbeiter bedeuten. Das MACH Kompetenzzentrum (MKZ) gibt seinen Mitgliedern die Möglichkeit, in einer Referenzumgebung für die MACH Software die neuen Funktionalitäten von MACH live! smartDecision zu erproben. Seit Ende 2012 unterstützt das MKZ die beteiligten 20 Kooperations-Hochschulen aus Nordrhein-Westfalen und Rheinland-Pfalz dabei, die IT-Infrastruktur ihrer Verwaltungen an stetig veränderte Anforderungen anzupassen, so müssten neue gesetzliche Regelungen umgesetzt und immer komplexere Prozesse digital unterstützt werden.