E-RechnungDer Umstieg kommt

E-Invoicing bedeutet, elektronische Rechnungen in einem strukturierten XML-Datenformat (wie etwa XRechnung und ZUGFeRD) zu erstellen, zu übermitteln und so zuzustellen, dass der Empfänger sie automatisiert digital annehmen sowie verarbeiten kann. Öffentliche Auftraggeber müssen bereits seit April 2020 gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU technisch in der Lage sein, im oberschwelligen Bereich elektronische Rechnungen anzunehmen. Dafür benötigen sie eine Software, welche die ­E-Rechnungen in nachfolgende ERP- oder Buchhaltungssysteme übernimmt und dort weiterverarbeitet. Derartige Software-Lösungen zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung sind bereits in zahlreichen öffentlichen Verwaltungen in Deutschland im Einsatz. Allerdings werden sie bislang kaum nachgefragt. Denn der Anteil der XRechnungen bewegt sich in den meisten Verwaltungen noch im einstelligen Bereich.
Das ändert sich nun: Hintergrund ist das Ende November 2023 verabschiedete Wachstumschancengesetz, das auch das Thema E-Rechnung betrifft. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (entsprechend der CEN-Norm EN 16931 aus Richtlinie 2014/55/EU) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung beziehungsweise eine vollständige und richtige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglichen. Technisch erfüllen diese Anforderung die Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.x.

Übergangsregelung soll Umstieg erleichtern

Mit dem Wachstumschancengesetz wird auch für die Privatwirtschaft verbindlich, was für den öffentlichen Sektor bereits seit Jahren vorgegeben ist. Demnach muss mit Beginn des Jahres 2025 jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Gleiches gilt stufenweise ab dem Jahr 2027 beziehungsweise 2028 für den Versand von steuerbaren und steuerpflichtigen B2B-Rechnungen im Inland, der dann elektronisch in einem strukturierten Format erfolgen muss.
Um den technischen Umstieg zu erleichtern, sieht der Gesetzgeber einige Übergangsregelungen vor. In den ersten zwei Jahren darf man weiterhin Papierrechnungen verschicken, ebenso wie andere elektronische Formate. Die Papierrechnung hat keinen Vorrang mehr. Wer bereits ab dem 1. Januar 2025 vollständige elektronische Rechnungen verschicken möchte, kann dies tun – wie bereits erwähnt, ist der Empfänger zur Annahme verpflichtet. Für Kleinunternehmen (unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz) gilt die Ausnahmeregelung (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers) noch ein Jahr länger, also bis Ende des Jahres 2027. Ab dem Jahr 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.

Versand von E-Rechnungen bedenken

Für öffentliche Verwaltungen hat das Thema somit zwei Seiten: die Pflicht zum Empfang von ­E-Rechnungen einerseits und die zu ihrem Versand andererseits. Beim Rechnungseingang sind öffentliche Verwaltungen der Privatwirtschaft bereits einen Schritt voraus. Ihre bisherigen Ansätze im öffentlichen Bereich für die Annahme und Verarbeitung von Rechnungen im XML-Format sollten sie allerdings auf den Prüfstand stellen. Ist die Skalierbarkeit gegeben? Sind sie in SAP FI, MM oder PSM/PSCD integriert, um so die Schritte der Rechnungsbearbeitung wirklich zu erleichtern und zu beschleunigen? Sind sie auch noch geeignet, wenn ab dem Jahr 2028 die E-Rechnung das vorherrschende Format ist und der Anteil eintreffender XML-Rechnungen im öffentlichen Sektor plötzlich deutlich über 50 Prozent ansteigt? Gleichzeitig muss sich der öffentliche Sektor darauf einstellen, elektronische Rechnungen auch versenden zu können. Dies gilt für alle Einrichtungen, die steuerpflichtig sind, wie Eigenbetriebe und KMU.

Software mit passendem Workflow

Alle öffentlichen Auftraggeber mit SAP im Einsatz stehen derzeit vor einer Migration auf die neue Produktversion S/4HANA. Sie sollten das Thema priorisieren, denn die Zeit drängt und die Ressourcen, konkret die Consultants, sind knapp. Elektronische Rechnungsverarbeitung ist dabei in doppelter Hinsicht interessant, denn ein hoher Digitalisierungsgrad ist zugleich die Voraussetzung für standardisierte und automatisierte Prozesse. Und dafür braucht es geeignete Software-Lösungen. SAP geht mit S/4HANA klar in Richtung Cloud und stellt mit der SAP Business Technology Platform (BTP) einen Werkzeugkasten bereit, der die zukünftige Basis für die Automatisierung von Geschäftsprozessen werden soll. Die xSuite Group hat auf dieser Plattform einen neuen Workflow zur vollständigen Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung entwickelt. Er basiert auf dem Kernprodukt xSuite Invoice, das dazu um einen cloudnative Technologie-Stack erweitert wurde.

Weniger Aufwand, vertraute Oberfläche

Der Vorteil für Verwaltungen besteht darin, dass sie mit einer Entscheidung für die Cloud und die passenden Anwendungen eine Clean-Core-Strategie umsetzen können. Das heißt, sie erhalten technologisch einheitliche Prozesse und Systeme und verringern damit ihren administrativen Aufwand. Fachbereiche arbeiten weiterhin mit einem auf sie zugeschnittenen Rechnungsworkflow und in einer ihnen vertrauten Oberfläche. Das Kernprodukt von xSuite, die standardisierte, SAP-integrierte Lösung zur Rechnungsverarbeitung, ist unter Berücksichtigung der SAP-Module FI, MM, PSM und PSCD sowie dem Kommunalmaster Finanzen bereits bei zahlreichen öffentlichen Auftraggebern deutschlandweit im Einsatz.