BayernDatenschutzfragen im Archivwesen

Bei der Archivierung eines Verwaltungsvorgangs sind auch datenschutzrechtliche Bestimmungen relevant. So kann Personen, deren Daten in dem Verwaltungsvorgang verarbeitet sind, ein Recht auf Löschung zustehen. Mitunter greift ein solches Recht sogar schon, bevor der Vorgang archiviert ist. Immer, wenn personenbezogene Daten im Spiel sind, ist also eine Abstimmung zwischen Archiv- und Datenschutzrecht erforderlich. Nun verweist das Virtuelle Datenschutzbüro – ein Zusammenschluss der öffentlichen Datenschutzinstanzen – auf ein jüngst veröffentlichtes Arbeitspapier zu diesem Themenkomplex. Erarbeitet wurde es vom bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten und der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns.
Das Papier erläutert das Verhältnis zwischen datenschutzrechtlicher Löschungs- und archivrechtlicher Anbietungspflicht. Es charakterisiert die Archivierung als Löschungssurrogat und geht auf die Frage der Aufbewahrungsdauer ein. Mit der vorzeitigen Löschung personenbezogener Daten im Einzelfall kommt zudem ein besonderes Problem des Verhältnisses von Datenschutz- und Archivrecht zur Sprache. Schließlich werden die datenschutzrechtlichen Informationspflichten bei der Archivierung von Unterlagen erläutert. Die Herausforderungen einer sich digitalisierenden Verwaltung sind dabei durchgehend berücksichtigt.
Die Herausgeber des Arbeitspapiers hoffen, dass die darin entwickelten Überlegungen im Verwaltungsalltag der bayerischen öffentlichen Stellen wie auch der staatlichen und kommunalen Archive umsetzbare Lösungen zeigen und in Zweifelsfragen die nötigen Hilfestellungen geben können, schließt die Meldung.