MACHBundespolizei reduziert Beschaffungsaufwand

In einem Webinar der Firma MACH haben Ralph Neudecker und Stefan Deterling die Möglichkeiten der Automatisierung von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen am Beispiel der Bundespolizei aufgezeigt. Jahr für Jahr löse die Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung Bestellungen von Produkten oder Dienstleistungen im Wert von mehreren Hundert Milliarden Euro aus. Um einen effizienten und fehlerfreien Ablauf der dafür notwendigen Prozesse zu gewährleisten, setzen immer mehr Behörden auf digitalisierte Abläufe. Die Automatisierung dieser Prozesse könne dabei helfen, Potenziale bei den Themen Schnelligkeit, Sicherheit und Vereinfachung zu heben. „Denn durch die vielen notwendigen Entscheidungen in den Prozessen sind diese heutzutage sehr komplex und erfordern immer noch viel manuelle Arbeit“, sagt Digitalisierungsexperte und Vertriebsberater Ralph Neudecker. Für die Automatisierung müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. „Zunächst ist die Digitalisierung von Daten und Prozessen erforderlich. Solche Daten können beispielsweise in E-Akten oder ERP-Systemen bereitgestellt werden“, erklärt Produktmanager Stefan Deterling.

Automatisierte Laufweg-Steuerung

Bei der Digitalisierung von Prozessen habe sich die grafische Spezifikationssprache BPMN 2.0 als Standard zur Modellierung und Ausführung von Geschäftsprozessen etabliert. Darauf aufbauend könne die regelbasierte Automatisierung erfolgen. Dazu gehören entsprechende Expertensysteme (Business Rule Engine – BRE), die Entscheidungen vordefinieren. Die neue Lösung MACH live! smartDecision greife schließlich auf die Daten des Beschaffungs- und Rechnungsprozesses in der MACH Software zu. Stefan Deterling erläutert: „Auf Basis der Daten, beispielsweise einer Bedarfsanforderung, einer Bestellung oder Eingangsrechnung, werden Geschäftsregeln für von Maschinen lesbare Regelwerke festgelegt.“ Die Ergebnisse führen dann zur Laufweg-Steuerung oder der so genannten Lane-Belegung, also der Zuweisung von Rollen. Die automatisierte Laufweg-Steuerung könne beispielsweise festlegen, wer Entscheidungen fällt. Bei der Prozessdefinition können die Ergebnisse der ursprünglichen Prüfung im weiteren Verlauf immer wieder genutzt werden. Auch das Erstellen von Entscheidungstabellen helfe bei der Automatisierung. Übersteige ein Betrag die Entscheidungskompetenz von Team-Leitern, müssen die Abteilungsleiter die Bestellung abzeichnen. Bei der E-Rechnung helfen sie, die automatische Lane-Belegung beim Rechnungseingang und der Validierung zu gewährleisten. Für Stefan Deterling liegen die Vorteile automatisierter Prozesse dabei klar auf der Hand: „Einfachheit, Anpassbarkeit, Wiederverwendbarkeit, Konformität. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, also die Revisionssicherheit, wird durch MACH live! smartDecision gewährleistet. Automatisierte Entscheidungen können lückenlos nachvollzogen werden.“

Bundespolizei reduziert Aufwand

Die Bundespolizei ist laut Unternehmensangaben langjähriger Kunde von MACH. Bei der Behörde gibt es laut Ralph Neudecker 80 Betriebswirtschafter und Betriebswirtschafterinnen, 80 Leitweg-IDs, 80 Rechnungsempfangsstellen sowie unterschiedliche Standorte für den Rechnungseingang und die -bearbeitung. Die Bundespolizei nutze bereits den vom Bundesinnenministerium ausgerollten Referenzprozess E-Rechnung. „Trotzdem ergab sich immer noch ein großer manueller Zuordnungsaufwand, etwa bei der Frage: Welche Struktureinheit ist zuständig?“, sagt Ralph Neudecker. Mit MACH live! smartDecision nutze die Bundespolizei nun Entscheidungstabellen im E-Rechnungsprozess. Damit gebe es eine automatisierte Zuordnung der richtigen Struktureinheit mit der Leitweg-ID der E-Rechnung als Entscheidungskriterium. So konnte der Arbeitsaufwand deutlich verringert werden: Die manuelle Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichner entfalle. MACH live! smartDecision wird für die Behörde perspektivisch weiter ausgebaut. So sollen künftig auch bei der E-Beschaffung Entscheidungstabellen verwendet werden. Durch den Einsatz etwa der Haushaltsstelle als Input-Parameter könne der weitere Laufweg automatisiert definiert werden.

Das bringt die Zukunft

Da die Technisierung ungebremst fortschreitet, gab Stefan Deterling im Webinar bereits einen Ausblick auf die weiteren Pläne von MACH. Künftig sollen demnachh automatische Feldbelegungen bei der automatischen Laufwege-Steuerung innerhalb der E-Beschaffung und bei der Prüfung und Mitzeichnung der E-Rechnung zum Einsatz kommen. Wie eingangs erwähnt, folge auf die Digitalisierung als Voraussetzung die regelbasierte Automatisierung. „In Zukunft wird es die intelligente Automatisierung geben. Dynamische Vorhersagemodelle lernen aus ihrer Erfahrung, maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation schauen wir uns deshalb auch schon an“, erklärt Deterling.