HannoverBearbeitungszeit reduziert

Seit 125 Jahren erledigt die Stadtentwässerung Hannover als kommunaler Eigenbetrieb für die niedersächsische Landeshauptstadt und einige Umlandgemeinden Aufgaben der Entwässerung und Abwasserreinigung. Somit zeichnet sie für 1,25 Millionen Menschen in diesem Bereich zuständig. Mittlerweile ist sie – wie jede andere öffentliche Einrichtung auch – gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format annehmen zu können. Rechtzeitig hat sie sich darum gekümmert und eine automatisierte Lösung von Anbieter xSuite eingeführt.
Während der öffentlichen Ausschreibung sichtete die Stadtentwässerung Lösungen verschiedener Hersteller. Außerdem suchte das Team um Jenny Fell, Leiterin IT-Infrastruktur und -Services, den Erfahrungsaustausch mit anderen Stadtentwässerungen. Im September 2018 fiel dann die Entscheidung zugunsten von xSuite Invoice. „Technisch bewegen sich die gängigen Lösungen heute nahezu gleichauf“, sagt Diplom-Informatikerin Fell. „Deshalb kommt es auf die Details an. Den Ausschlag gaben letztlich die gute Ergonomie der xSuite-Lösung sowie der überzeugende Support und Service des Herstellers.“ Im Juli 2019 ging das System produktiv, integriert in das vorhandene Unternehmensinformationssystem SAP ERP (ECC 6.0 EHP 8). Mit der Software kann die Stadtentwässerung alle Rechnungen bearbeiten, ob sie papierbasiert, als PDF oder im XML-Format vorliegen. Gerade Rechnungen, die auf dem Postweg eintreffen, gingen früher hin und wieder verloren. Mit der neuen Lösung ist das kein Thema mehr – alle Rechnungen werden digital weitergeleitet und verarbeitet.

Bearbeitungszeit um 80 Prozent verkürzt

Pro Jahr empfängt die Stadtentwässerung Hannover 13.000 Eingangsrechnungen und verarbeitet diese nun automatisiert über den Workflow von xSuite. Angeschlossen an diesen sind rund 300 Beschäftigte, verteilt auf mehrere Standorte. 80 Prozent der Rechnungen beziehen sich auf eingekaufte Dienstleistungen und beschafftes Material – vom Bürobedarf über Computer-Hardware bis hin zu Ersatzteilen für Pumpen, Chemikalien und Schutzausrüstung. Dem größeren Teil davon liegen Bestellungen zugrunde. „Die Bearbeitungszeit der Material- und Dienstleistungsrechnungen hat sich durch Einsatz der xSuite-Software um 80 Prozent verkürzt“, schätzt Manuela Burde, Leiterin Rechnungswesen bei der Stadtentwässerung Hannover. „Eine Rechnung, die mit der Materialwirtschaft verknüpft ist – also Bestellbezug hat – ist heute noch am Tag ihres Eingangs verbucht, wenn keine Preis- oder Mengenabweichungen feststellbar sind. Zwei Tage später ist sie im Zahllauf.“ Früher mussten eingehende Papierbelege erst manuell mit der zugrundeliegenden Bestellung abgeglichen werden, zur Freigabe ging es dann auf internem Postweg zwischen Fachbereichen und Buchhaltung hin und her.
Inzwischen treffen in Hannover die meisten Rechnungen als PDF ein, der Papieranteil nimmt stetig ab. Vereinzelt schicken Kreditoren bereits XRechnungen. Die xSuite-Software erfasst die Daten aus den Rechnungen selbstständig und überträgt sie nach SAP, anschließend startet der automatisierte Freigabeprozess mit den verschiedenen beteiligten Stellen. Für die Archivierung der Belege wurde das bereits vorhandene Archivsystem der Stadtentwässerung an die xSuite-Lösung angebunden.

Besondere Lösung für Kanal- und Anlagenbau

Ein Sonderfall bei Stadtentwässerungsunternehmen sind Baurechnungen von Firmen im Bereich Kanal- oder Anlagenbau. Denn das weit verzweigte, über 2.500 Kilometer lange und deutschlandweit drittlängste städtische Kanalnetz muss permanent inspiziert, gereinigt, unterhalten und erneuert werden. Diese Rechnungen machen 20 Prozent der Eingangsrechnungen aus und enthalten äußerst umfangreiche Begleitdokumente aus Leistungsverzeichnissen. Trafen diese früher schuhkartonweise per Papier ein, kommen sie heute im PDF-Format an. Allerdings lässt sich hier nicht, wie beim einfachen Materialeinkauf, ein Wareneingang buchen.
Deshalb mussten sich xSuite und die Stadtentwässerung Hannover eine besondere Lösung einfallen lassen. Während die Rechnungen als solche von xSuite zur sachlichen Prüfung entgegengenommen werden, gehen die Begleitdokumente einen anderen Weg: In einem speziellen Kalkulationsprogramm für die Bauwirtschaft, der Ingenieurssoftware California Pro, werden sämtliche Positionen des Leistungsverzeichnisses erfasst und geprüft. Am Ende erzeugt das Kalkulationsprogramm ein Dokument „Zur Zahlung freigegeben“ mit dem Rechnungsendbetrag, das an den xSuite-Workflow angehängt wird. Dort wird der freigegebene Rechnungsbetrag eingetragen und es schließt sich die sachliche Prüfung im Vier-Augen-Prinzip durch Bereichsleitung und Buchhaltung an.

Nichts geht mehr verloren

Da keine Rechnungserfassungssoftware Baurechnungen samt Anhängen verarbeiten kann, ist der Umweg über das Vorsystem unumgänglich. Dennoch hat sich dank der neuen Lösung auch bei den Baurechnungen die Durchlaufzeit um 40 Prozent reduziert. „Diese Verkürzung sowie die 80 Prozent Zeiteinsparung bei den Material- und Dienstleistungsrechnungen führen dazu, dass wir durch die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung alle Zahlungsfristen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) einhalten. Wir vermeiden Mahngebühren und können Skontofristen einhalten“, freut sich Manuela Burde.
Jenny Fell ergänzt: „Der größte Vorteil des Arbeitens mit der xSuite-Software liegt darin, dass nichts mehr verloren geht. Vielmehr haben wir vollständige Transparenz darüber, welche Rechnung sich gerade wo im Haus befindet. Die neue Nachvollziehbarkeit erleichtert das tägliche Arbeiten enorm.“ Aufgrund der guten Erfahrungen mit dem Rechnungsworkflow von xSuite werden jetzt weitere Prozesse digitalisiert.