PlattformenAuf Details kommt es an

Nicht nur die Vergabepraxis, sondern zunehmend auch die Spruchpraxis von Vergabekammern (VK) und Gerichten zeigt, dass sich die verschiedenen E-Vergabeplattformen sowohl in puncto Anwenderfreundlichkeit und Funktionsumfang als auch hinsichtlich der Rechtssicherheit unterscheiden. Das bestätigt, dass Vergabeplattformen keine homogenen und ohne weiteres vergleichbaren Lösungen darstellen.
Für öffentliche Auftraggeber ist es auf den ersten Blick mitunter schwer, die scheinbar funktional ähnlichen Angebote zu vergleichen. Wie im gesamten Vergaberecht kommt es hier auf die Details an. Das machen nicht zuletzt die Entscheidungen verschiedener Vergabekammern zu ein und demselben Kontext deutlich. So hatte die VK Südbayern vor zwei Jahren im Rahmen eines Beschlusses (Az: Z3-3-3194-1-07-03/19) entschieden, dass die reine Bereitstellung einer Mitteilung über die verwendete Vergabeplattform nicht den Anforderungen an das Versenden einer Information in Textform im Sinne des Paragrafen 134 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) genügt. Die VK Saarland hat hingegen mit Blick auf das Deutsche Vergabeportal (DTVP) jüngst die Rechtskonformität einer so erfolgten elektronischen Übermittlung bestätigt und entschied, dass ein über die Plattform eingestelltes Schreiben als versendet im Sinne des Paragrafen 134 GWB gilt (wir berichteten).

Bestmögliches Arbeiten mit System

Es sind demnach Kleinigkeiten bei der technischen Umsetzung rechtlicher Vorgaben, die im Einzelfall einen erheblichen Unterschied machen können. Beispiele dieser Art können in der Praxis schnell zur Verunsicherung im Umgang mit ­E-Vergabelösungen führen, welche den Beschaffungsprozess doch eigentlich vereinfachen sollen.
Gerade in Zeiten des Homeoffice ist es besonders wichtig, dass ­E-Vergabeportale dem Nutzer die Sicherheit vermitteln, schnell und eigenständig mit dem System arbeiten zu können. Ebenso müssen die Plattformen die Zusammenarbeit im Team von getrennten Rechnern und Standorten aus ermög­lichen und die interne Kommunikation vereinfachen. Bei der (Weiter-)Entwicklung ihrer Lösungen sollten Anbieter daher nicht nur ein Augenmerk auf vergabe­rechtliche Entwicklungen sowie die allgemeine Rechtsprechung legen, sondern auch Änderungen im Blick behalten, die das Arbeitsumfeld betreffen. So können sie Auftraggebern und -nehmern jederzeit das bestmögliche Arbeiten mit ihrem System ermöglichen.
Eine solche Veränderung trat im Zuge der Corona-Pandemie ein. Unter anderem durch die allgemeinen Abstandsregelungen und die Pflicht zum Homeoffice war eine Angebotsöffnung im Vier-Augen-Prinzip teilweise nicht mehr möglich. Zudem war es nicht wünschenswert, dass zwei Personen gemeinsam an einem Rechner sitzen, um sich zu authentifizieren. Dadurch empfahl es sich, innerhalb kurzer Zeit eine Funktion bereitzustellen, die sicherheitstechnische und Compliance-Aspekte berücksichtigt, die Angebotsöffnung von verschiedenen Rechnern aus ermöglicht, und dabei weiterhin das Vier-Augen-Prinzip wahrt.

Aufwand deutlich reduziert

Eine Neuerung im Bereich des öffentlichen Auftragswesens stellt zudem das Inkrafttreten der Vergabestatistikverordnung (VergStatVO) zum 1. Oktober 2020 dar. Diese verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber, Daten über die von ihnen vergebenen Aufträge oder Konzessionen an das Statistische Bundesamt (Destatis) zu melden. Damit aufseiten des Statistischen Bundesamts keine aufwendige händische Eingabe aller Daten vonnöten ist, hat ein Gros der E-Vergabeanbieter eine Schnittstelle zu Destatis implementiert. Über diese können die Daten über die Auftragsvergabe direkt aus dem entsprechenden System, in dem das Verfahren durchgeführt wurde, an Destatis übermittelt werden. Dabei erfolgt bei Einsatz des Deutschen Vergabeportals sowie weiterer Plattformen auf Basis des cosinex Vergabemarktplatzes zum Beispiel auch eine Datenübernahme aus dem vorangegangenen Vergabeverfahren. Der Aufwand der Übermittlung wird im Vergleich zur manuellen Eingabe bei Destatis somit deutlich reduziert.
Neben der vereinfachten Übermittlung von Meldungen zur Vergabestatistik bieten E-Vergabeportale weitere Vorteile, die dazu führen, dass sich nun insbesondere kleinere Gemeinden mit der Einführung einer solchen Lösung beschäftigen oder kürzlich auf eine solche umgestiegen sind. Gerade die unkomplizierte Einbindung externer Dienstleister und Zulieferer – genannt seien etwa Architekten oder Ingenieure – sind für kleine Kommunen ein wichtiger Faktor. Wesentlich zu dieser Entwicklung beigetragen hat die Erkenntnis, dass sich nicht alle Prozesse beim Einsatz elektronischer Mittel ändern. Systeme wie das Deutsche Vergabeportal helfen vielmehr, bereits bestehende Prozesse digital abzubilden und gegebenenfalls zu vereinfachen. Durch den intuitiven Aufbau der Lösung ist darüber hinaus ein schulungsfreier und unkomplizierter Ein- und Umstieg möglich.

Monetäre Hürden schrecken ab

Wenn es bei einem Vergabeverfahren Entwicklungen gibt, die über das Standardprozedere hinausgehen – etwa die Rückversetzung eines Vergabeverfahrens oder die Durchführung mehrstufiger Verfahren –, sind Anwender häufig auf die Unterstützung des Anbieters angewiesen. Bereits im Auswahlprozess der E-Vergabelösung sollten Auftraggeber insofern nicht nur das Standardverfahren berücksichtigen, sondern auch ein Augenmerk auf ihnen bekannte, abweichende Fragestellungen legen.
Um Vergabestellen in einer kontaktarmen Zeit nicht mit praktischen Anwendungsfragen allein zu lassen, haben viele Anbieter neben der telefonischen Kundenbetreuung digitale Schulungsangebote in Form von Webinaren oder Schulungsvideos in ihren Service integriert. Auch bietenden Unternehmen werden solche Schulungen, Webinare und Anleitungen angeboten, um die reibungslose Abgabe elektronischer Angebote zu ermöglichen.
Um einen möglichst breiten Pool potenzieller Bewerber zu adressieren und das wirtschaftlichste Angebot zu erhalten, sollte die Registrierung und Teilnahme an Vergabeverfahren für Bieter im Idealfall kos­tenfrei möglich sein. Monetäre Hürden, etwa ein so genanntes Cost per Click zur Einsicht von Bekanntmachungen, wirken auf einige Bewerber erfahrungsgemäß abschreckend, da zu diesem Zeitpunkt eine mögliche Teilnahme am Verfahren noch nicht seriös eingeschätzt werden kann. Vergabestellen sollten sich daher als Auftraggeber bewusst mit der Entscheidung befassen, ob mögliche Kosten für die Durchführung ihrer Verfahren auf die teilnehmenden Unternehmen umgelenkt werden sollen, soweit nicht bereits ohnehin vergaberechtliche Aspekte gegen Kosten für die Teilnahme an Vergaben sprechen.

Umfassende E-Vergabelösung

DTVP unterstützt als einer der führenden Anbieter einer E-Vergabeplattform zahlreiche Vergabestellen bei der Durchführung ihrer Verfahren. Durch stetige Weiterentwicklungen bietet das Unternehmen seinen Kunden eine umfassende E-Vergabelösung, die neben der Erfüllung vergaberechtlicher und sicherheitstechnischer Aspekte insbesondere durch ihre intuitive Bedienbarkeit einen einfachen und unkomplizierten Ein- und Umstieg ermöglicht.
Um die Lösung kennenzulernen oder sich tiefer mit der Arbeit im System zu befassen, bietet das Deutsche Vergabeportal sowohl den über 3.000 Vergabe- und Beschaffungsstellen, die bereits mit der Basistechnologie des cosinex Vergabemarktplatzes arbeiten, als auch interessierten Organisationen verschiedene Webinare an. So wird beispielsweise seit Anfang dieses Jahres wöchentlich ein individuelles Einführungs-Webinar angeboten, in dem die Durchführung eines Vergabeverfahrens anhand verschiedener Vergabeordnungen demonstriert wird.