BVATool für Schichtdienstplanung

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) setzt jetzt ein neues Online-Modul für die Wechselschichtplanung ein. Wie die Behörde mitteilt, integriert die gemeinsam mit dem Unternehmen Materna entwickelte Lösung FAZIT-Online Arbeitszeit- und Zulagen-Gesetze für Beamte sowie Tarifbeschäftigte in Voll- oder Teilzeit. Das neue Tool unterstütze vor allem bei der Personaleinsatzplanung des Wechselschichtdienstes für die Fluggastdatenspeicherung (PNR), die im August 2018 im BVA aufgenommen wurde. Hier sei die Schichtdienstplanung zunächst über eine Excel-Liste erfolgt. Die verschiedenen arbeitsrechtlichen Formen und Bestimmungen von Beamten und Tarifbeschäftigten in Voll- oder Teilzeit, die in Früh-, Spät- und Nachtschichten arbeiten, haben die Planung allerdings zu einem komplexen Werk gemacht – Excel konnte daher nur eine Zwischenlösung sein.
Langfristige Hilfe versprach die im BVA bereits genutzte Arbeitszeit-Management-Lösung FAZIT-Online. Neben der regulären Zeiterfassung enthielt das Tool auch ein spezielles Modul, das die Schichtplanung bereits zumindest ansatzweise ermöglichte. Zur Ausgestaltung dieses Moduls wurde im Dezember 2019 ein mehrtägiger Workshop durchgeführt, um die Anforderungen auf fachlicher und technischer Seite zu besprechen und weitere Schritte zu planen. Daran waren nach Angaben des BVA zwei Fachreferate und ein externer Dienstleister beteiligt.
Eine besondere Herausforderung sei gewesen, dass das Regelwerk die Arbeitsgesetze sowohl für Beamte als auch für Tarifbeschäftigte abbilden und die verschiedenen Anspruchsvoraussetzungen für Zulagen berücksichtigen musste. Außerdem waren die betrieblichen Anforderungen an ein 24/7-Team zu erfüllen und Plausibilitätsprüfungen vorzusehen, um die Schichtplanenden bei der Organisation zu unterstützen.
In gemeinsamen regelmäßigen Terminen konnten laut BVA für alle Fragen technische Lösungen gefunden werden, sodass der externe Dienstleister schon im November 2020 die erste Version des Tools habe ausliefern können. Nach der üblichen Testphase sei die Lösung seit Juli 2021 in Betrieb und setze seitdem den Standard für die Schichtplanung im gesamten BVA. In einem nächsten Schritt sei die Weiterentwicklung hin zu einem End-to-End-Prozess von der Schicht bis zur Auszahlung anvisiert, um künftig komplett medienbruchfrei planen und abrechnen zu können.
Laut BVA ist das Schichtplanungstool in FAZIT-Online ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung. Für andere Behörden, die eine standardisierte Form der Schichtdienstplanung anstreben, könnte dies ebenfalls von Interesse sein.