FH MünsterEffizient mit ECM

Der Einsatz des Enterprise-Content-Management (ECM) im Hochschulbereich wird immer beliebter. Das beobachtet auch Tobias Rieke vom Institut für Prozess-Management und Digitale Transformation der Hochschule Münster in Nordrhein-Westfalen. Rieke lehrt und forscht zu Digitalisierung und Projekt-Management und begleitet seit dem Jahr 2015 die Digitalisierung, insbesondere die Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung und elektronischen Akten an der FH Münster. Zu diesem Thema hatte er 2015 eine bundesweite Umfrage an Hochschulen durchgeführt. Diese ergab, dass ein Drittel der deutschen Hochschulen bereits über ECM-Technologie verfügt, ein Drittel dabei ist, ein ECM einzuführen und der Rest noch nichts in diese Richtung unternommen hat. Seitdem dürfte sich der Anteil von mit ECM-Technologie ausgestatteten Hochschulen noch einmal deutlich erhöht haben.

ECM ist ein Qualitätsthema

Die Gründe dafür liegen auf der Hand und waren auch für die FH Münster entscheidend dafür, im Jahr 2017 ein ECM-System einzuführen. Angesichts räumlich verteilter Fachbereiche und zentraler Dienste bedeutet das Arbeiten mit digitalen Dokumenten für jede Hochschule einen enormen Effizienzgewinn. Auf Personalakten, Rechnungen, Verträge und weitere Dokumente kann man dadurch an mehreren Standorten parallel zugreifen. Neben den Dezernaten Personal und Finanzen hatten auch die Fachbereiche Gesundheit, Sozialwesen und Wirtschaft den Wunsch nach einem E-Akten-System geäußert. Tobias Rieke übernahm in der Folge die Projektleitung zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems. Angesiedelt ist das Vorhaben am Wandelwerk, dem Zentrum für Qualitätsentwicklung der FH Münster.

Breites Anforderungsspektrum

Die Software wurde europaweit ausgeschrieben, doch die Hochschule hat sich hier klar für die Lösung d.3ecm von d.velop entschieden. Implementiert wurde sie durch das Unternehmen codia Software. „Wir suchten einen Partner für die gesamte Hochschule und codia hinterließ dabei den besten Eindruck“, erklärt Tobias Rieke. Dabei spielte ein breites Spektrum an Anforderungen eine Rolle, beispielsweise auch die IT-Sicherheit. Die Integrationsfähigkeit in verschiedene Fachverfahren – ein sonst für Kommunalverwaltungen wichtiges Thema – stand dagegen an zweiter Stelle, da die Vielfalt von zentralen IT-Systemen an Hochschulen deutlich überschaubarer ist. Wichtiger ist hier die offene Schnittstelle zur Integration in die systemübergreifenden Prozesse und Dienste. Das ECM-Projekt startete mit den Themen Vertragsmanagement und E-Lehraufträge.

Vertragsmanagement als Startpunkt

Vor allem das kaufmännische Gebäude-Management der Hochschule verwaltet sehr viele Verträge im Bereich Dienstleistung/Wartung. Werden diese sowohl physisch als auch elektronisch auf Netz- und lokalen Laufwerken abgelegt, ist der Zugriff sehr aufwendig und zudem nicht sichergestellt, dass tatsächlich der aktuellste Stand vorliegt. Auch die Überwachung von Kündigungsfristen ist nur erschwert möglich, weil es ohne Vertragsmanagement nur selbst erstellte Alternativen auf Basis von Office-Lösungen gab, mit der damit einhergehenden Fehleranfälligkeit. Das Vertragsmanagementmodul von codia schafft hier Abhilfe und soll rasch auch auf andere Bereiche der Hochschule ausgeweitet werden. Damit würden dann auch weitere Vertragsarten wie Kooperationsvereinbarungen mit anderen Hochschulen oder Rahmenverträge mit Dienstleistern aus dem Finanzbereich in das System aufgenommen.

Eigenständige Prüfung erleichtern

Das Vertragsmanagement ist für die gesamte Hochschule bedeutsam, insbesondere vor dem Hintergrund der Einführung von Paragraf 2b des Umsatzsteuergesetzes (UStG), nach dem die Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts in den Bereichen gilt, in denen selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielt werden. Das Vertragsmanagementsystem soll die eigenständige Prüfung erleichtern, ob Verträge Paragraf 2b-relevant sind. Die Hochschule legt hier ein entsprechendes Prüfschema an. Derzeit werden die Verträge eingescannt und die Vertragsdaten aus bisherigen Excel-Listen in das System übertragen. Im Endausbau werden etwa 50 Hochschulangehörige mit dem Vertragsmanagement arbeiten.

Gesamte Hochschule involviert

Während das Vertragsmanagement hauptsächlich auf zentrale Verwaltungs- beziehungsweise Serviceeinheiten abzielt, sind bei den E-Lehraufträgen auch die Fachbereiche einbezogen. Tobias Rieke berichtet: „Das Thema bot sich als Pilotprojekt an, da wir einen Prozess im Fokus haben, wo in vielen Bereichen ein echter Mehrwert geschaffen werden kann: Fachbereiche, Personaldezernat, Personalrat, Finanzdezernat – alle haben mit Lehraufträgen zu tun.“ Inzwischen nutzen alle 13 Fachbereiche das d.3ecm für die E-Lehraufträge.
Der Begriff E-Lehrauftrag beschreibt dabei, dass die Beauftragung von externen Lehrkräften nicht mehr in Papierform, sondern ausschließlich elektronisch vorbereitet und abschließend erteilt wird. Jährlich werden an der FH Münster rund 700 Lehraufträge erteilt. Dazu füllen die Fachbereiche für jeden Lehrauftrag ein elektronisches Formular aus und geben dieses zur weiteren Bearbeitung und Erteilung des Auftrags an das Dezernat Personal weiter. Ein Großteil der Aufträge muss dem Personalrat zur Mitbestimmung vorgelegt werden. Bisher lief der gesamte Prozess teils in Papierform, teils über PDF-Formulare und Excel-Listen ab. Die Erteilung erfolgte abschließend in Papierform per Brief an die Lehrkraft.

Medienbruchfreie Zusammenarbeit

Papiereinsparung war allerdings nicht der Treiber des ECM-Projekts E-Lehrauftrag, sondern vielmehr die Prozessverbesserung und die medienbruchfreie Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen, die damit auch standortunabhängig möglich ist. Die Lehrauftragsvergabe wird inzwischen komplett elektronisch im ECM durchgespielt. Die d.3ecm-Lösung unterstützt die Fachbereiche beim Ausfüllen des Antragsformulars. Dieses geht per Workflow an das Personaldezernat. Ist ein Lehrauftrag mitbestimmungspflichtig, wird auf Knopfdruck eine Vorlage zur Mitbestimmung erstellt und dem Personalrat vorgelegt. Dieser gibt sein Votum über das System zurück.

Komplett papierloser Prozess

Elektronisch wird am Ende auch der Lehrauftrag erteilt, das heißt d.3ecm versendet eine E-Mail mit dem automatisch erstellten Erteilungsdokument an den Lehrbeauftragten – ein komplett papierloser Prozess also. „Das Feedback ist gut, die am Prozess beteiligten Organisationseinheiten sind sehr zufrieden“, erklärt Katrin Hochmann vom Team Prozess-Management im Wandelwerk, die mit der Einführung des E-Lehrauftrags betraut war. Eine weitere Prozessunterstützung erfolgt in der Abrechnung der Lehraufträge. Aktuell wird die zunächst für Vollzeitstudiengänge ausgelegte Lösung auf die berufsbegleitenden Studiengänge der FH Münster ausgeweitet. Damit würden dann alle Lehrauftragsvergaben und -abrechnungen an der FH Münster elektronisch abgewickelt werden.

Digitale Studierendenakte

Als eine der ersten Hochschulen hat die FH Münster das Hochschulinformationssystem HISinOne komplett eingeführt und will darin integriert im Jahr 2020 auch mit der Umsetzung der digitalen Studierendenakte mit d.3ecm starten. Die Oberfläche der Hochschul-Software wurde hier stark angepasst und in das myFH-Portal der FH Münster eingebunden, über das die Studierenden unter anderem ihre Vorlesungen und Seminare buchen und Prüfungsergebnisse einsehen können. Auch in dieses Portal wird d.3ecm zukünftig integriert. Bei der Umsetzung der digitalen Studierendenakte müssen vielfältige Anforderungen von Prüfungsämtern und Sekretariaten berücksichtigt werden, eine neue Berechtigungsstruktur ist anzulegen. Viel Arbeit für die FH Münster und die Fachleute von codia, die damit die bisherigen Erfolge bei der Prozessverbesserung durch Digitalisierung weiter ausbauen möchten.